GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk
Overzicht
De GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk is bedoeld voor bedrijven die verplicht zijn te voldoen aan de EU GDPR-regelgeving
De GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk is een krachtig hulpmiddel ontworpen om automatisch contacten en hun gerelateerde tickets in Freshdesk te verwijderen op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. De volgende instructies zullen u door het proces van het configureren van deze regels leiden, waardoor u contacten en hun gegevens efficiënter en effectiever kunt beheren in overeenstemming met GDPR-vereisten.
Belangrijkste voordelen voor Freshdesk-gebruikers:
Tijdbesparend: u kunt het proces van het verwijderen van ongewenste contacten en gerelateerde tickets automatiseren, wat u tijd en moeite bespaart. Voorbeeld: de app kan contacten en hun gerelateerde gegevens automatisch verwijderen nadat een specifieke tijd is verstreken.
Verhoogde gegevensbeveiliging: Door automatisch contacten en gerelateerde gegevens (tickets en documenten) te verwijderen die niet langer nodig zijn, kunt u de hoeveelheid persoonlijke gegevens die in Freshdesk, uw helpdesksysteem, wordt opgeslagen verminderen, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.
GDPR-naleving: Door regels in te stellen om automatisch contacten en tickets te verwijderen op basis van specifieke voorwaarden, kunt u ervoor zorgen dat uw helpdesksysteem GDPR-conform is.
Aanpasbare regels: u kunt aangepaste regels maken op basis van verschillende criteria, waardoor u de app kunt afstemmen op uw specifieke behoeften.
Verbeterde prestaties: Door onnodige gegevens te verwijderen, kunt u de prestaties van Freshdesk verbeteren door de laadtijd te verminderen en het voor agenten gemakkelijker te maken om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Betere klantervaring: Door uw helpdesksysteem overzichtelijk te houden, kunt u een betere ervaring bieden aan uw klanten, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om de ondersteuning te krijgen die ze nodig hebben.
Hoe te installeren?
- Klik op de knop Installeren
- Voer de API-sleutel in en klik op Verifiëren om de inloggegevens te valideren.
- Klik op de knop Installeren om de app te installeren
- U wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van regels om de regels voor het verwijderen van contacten en tickets in te stellen.
Instructies
De app heeft twee hoofdsecties: Ticketregels en Contactregels.
- De sectie Ticketregels stelt u in staat om voorwaarden te definiëren die, wanneer eraan wordt voldaan, automatisch het verwijderen van bijbehorende tickets activeren.
- Sectie voor het instellen van individuele regels: U kunt parameters selecteren zoals de Groep, Type, Tags en Duur van het ticket om te bepalen wanneer een ticket zal worden verwijderd. Daarnaast kunt u een Ticketstatusvoorwaarde kiezen die specificeert of de regel van toepassing is op tickets die zijn gesloten sinds hun aanmaak of gesloten sinds hun laatste update.
NB: Het maximale aantal regels dat kan worden aangemaakt is beperkt tot 10.
U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle tickets verwijdert die zijn toegewezen aan Groep X na 2 dagen vanaf hun laatste update.
- Ticketstatusvoorwaarde:
U kunt kiezen uit een van de volgende Ticketstatusvoorwaarden om te bepalen wanneer een regel moet worden toegepast:
Sinds gesloten: Deze voorwaarde telt de verstreken tijd vanaf het laatst gesloten ticket. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, gesloten zijn.
Als u bijvoorbeeld Sinds gesloten kiest en de Duur instelt op 2 dagen, zal de regel alleen worden toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld gesloten zijn en het 2 dagen geleden is sinds het laatste ticket werd gesloten. Als er tijdens deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er een ticket open blijft, wordt de regel niet toegepast.
Sinds aangemaakt: Deze voorwaarde telt de verstreken tijd vanaf het laatst aangemaakte ticket. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, gesloten zijn.
Stel bijvoorbeeld dat u alle tickets wilt verwijderen die zijn toegewezen aan Groep X en Type Y, en 5 dagen lang geen activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. Om dit te bereiken, zou u een regel maken met de volgende parameters:
- Groep: x
- Type: y
- Duur: 5 dagen
- Ticketstatusvoorwaarde: Sinds aangemaakt
Deze regel zal alle tickets verwijderen die zijn toegewezen aan Groep X en Type Y en 5 dagen lang geen activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. De app zal alle tickets controleren die aan het contact zijn gekoppeld, en als ze allemaal gesloten zijn en het 5 dagen geleden is sinds de aanmaak van het laatste ticket, zal het contact worden verwijderd samen met de bijbehorende tickets.
Houd er rekening mee dat als er tijdens deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er een ticket open blijft, de regel niet zal worden toegepast.
Tijdslimiet:
U kunt een maximale tijdslimiet instellen voor het verwijderen van contacten. De tijdslimiet kan worden ingesteld tot 4 jaar.
- De sectie Contactregels stelt u in staat om het standaard contactverwijderingsgedrag te configureren voor alle regels die in de app zijn aangemaakt.
Regel voor het behouden van contacten:
Deze regel bepaalt of een contact moet worden behouden of verwijderd na specifieke acties binnen het systeem. Dit kan bedrijven helpen om de tickets te verwijderen maar de contacten te behouden.
- Ja: Het selecteren van “Ja” betekent dat het contact in het systeem zal worden behouden, waardoor hun informatie beschikbaar blijft voor toekomstig gebruik of referentie.
- Nee: Het selecteren van “Nee” zal toestaan dat het contact wordt verwijderd op basis van de gekozen criteria. Houd er echter rekening mee dat zelfs als het contact wordt verwijderd, de agent die aan het contact is gekoppeld altijd behouden blijft.
Er zijn twee criteria beschikbaar bij het selecteren van “Nee” voor het behouden van contact:
- Harde verwijdering: Het selecteren van deze optie zal contacten en hun gerelateerde tickets permanent verwijderen uit Freshdesk. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Deze optie wordt aanbevolen als u wilt verzekeren dat contacten en tickets volledig uit uw systeem worden verwijderd.
- Zachte verwijdering: Het selecteren van deze optie zal contacten en hun gerelateerde tickets markeren als verwijderd, maar ze blijven voor een bepaalde periode in het systeem voordat ze permanent worden verwijderd. Deze optie wordt aanbevolen als u verwijderde gegevens binnen een bepaalde tijdsperiode wilt kunnen herstellen.
Opmerking: Het standaard verwijderingsgedrag dat is ingesteld in de Contactregels zal van toepassing zijn op alle regels die voor en na de wijziging zijn aangemaakt. Als u het standaard verwijderingsgedrag wijzigt, zal dit geen invloed hebben op contacten en tickets die al zijn verwijderd.
Contact verwijderen na x duur:
Als u ervoor heeft gekozen om het contact te verwijderen (optie Contact behouden ingesteld op “Nee”), kunt u het tijdsinterval configureren waarna een contact automatisch wordt verwijderd zodra alle bijbehorende tickets zijn verwijderd en er geen open ticket aan het contact is gekoppeld. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Onmiddellijk
- 30 dagen
- 60 dagen
- 90 dagen
Dit is een voorbeeld van hoe u een regel toevoegt met de volgende parameters:
Selecteer de ticketregels:
Klik op Opslaan om de regel toe te voegen.
We raden u aan zorgvuldig te overwegen welke optie het beste is voor uw organisatie voordat u een keuze maakt.
De combinatie van verschillende regels wordt niet toegepast op hetzelfde contact. Elke regel werkt onafhankelijk.
Als een contact meer dan één type ticket heeft of als tickets tot meer dan één groep behoren, kunnen meerdere types en groepen binnen dezelfde regel worden toegevoegd.
Als u een regel wilt toepassen op een andere set voorwaarden, moet u een nieuwe regel aanmaken.
Selecteer de Contactregels:
De sectie Uitzonderingsregels toevoegen stelt u in staat om uitzonderingen toe te voegen die een contact en de bijbehorende tickets zullen behouden en niet laten verwijderen. U kunt ervoor kiezen om een contact te behouden door een Tag, E-mail of Bedrijf toe te voegen. Als een contact bijvoorbeeld tot een specifiek bedrijf behoort, kunt u dat bedrijf toevoegen aan de uitzonderingsregels, en dat contact en de bijbehorende tickets zullen niet worden verwijderd.
Houd er rekening mee dat om een Tag als uitzondering toe te voegen, de Tag in het systeem moet bestaan en moet zijn toegevoegd aan het profiel van het contact. U kunt meerdere tags toevoegen, gescheiden door een komma.
Om de app te gebruiken, maakt u eenvoudigweg uw regels en uitzonderingen aan, slaat u uw wijzigingen op en activeert u de app. De app zal dan automatisch alle contacten verwijderen die voldoen aan de criteria in uw regels, maar alleen als alle tickets overeenkomen met de regelvoorwaarden en uitzonderingsregels.
Voorbeelden van gebruiksscenario's:
Gebruiksscenario 1: Inactieve contacten opschonen, VIP’s beschermen
Scenario: Een bedrijf wil alle inactieve contacten en hun vraag-gerelateerde tickets die tot de escalatiegroep behoren permanent verwijderen na 6 maanden inactiviteit, maar VIP-klanten behouden ongeacht inactiviteit.
Doel: Contacten en tickets verwijderen zonder activiteit gedurende meer dan 180 dagen, behalve die met de tag “VIP”.
Configuratie ticketregels:
- Type: vraag
- Duur: 180 dagen
- Groep/type: escalaties
- Statusvoorwaarde: sinds aanmaak of sinds gesloten
- Ticketdetectiemodus: Toepassen op enkel ticket of Toepassen op alle tickets
Configuratie contactregels:
- Contact behouden: Nee
- Verwijderingstype: Harde verwijdering
- Uitzonderingsregels: Tag = “VIP”
- Verwijderen na: Optionele vertraging (Onmiddellijk, 30, 60, of 90 dagen na ticketverwijdering)
Resultaat:
Alle niet-VIP contacten zonder activiteit in de afgelopen 6 maanden worden verwijderd, ofwel onmiddellijk of na een gedefinieerde vertraging, gebaseerd op uw Contactregel. VIP-contacten worden nooit verwijderd vanwege de uitzonderingsregel.
Gebruiksscenario 2: Contacten uit een specifieke groep verwijderen, een belangrijk teamlid uitsluiten
Scenario: Een bedrijf wil automatisch oude contacten en tickets verwijderen die door een specifieke supportgroep zijn behandeld, maar wil alle zaken behouden die door een specifiek teamlid zijn afgehandeld voor rapportage of verantwoording.
Doel: Opschonen van groepsgebaseerde supportgegevens, met behoud van het werk van belangrijke medewerkers.
Configuratie ticketregels:
- Type: Alle
- Groep: Selecteer de doelgroep (bijv. “Locatie Camping”)
- Duur: Bijvoorbeeld 90 dagen
- Statusvoorwaarde: sinds aanmaak of sinds gesloten
- Ticketdetectiemodus: Toepassen op enkel ticket of Toepassen op alle tickets
Configuratie contactregels:
- Contact behouden: Nee
- Verwijderingstype: Zachte verwijdering (aanbevolen voor tijdelijk herstel)
- Verwijderen na: 30 dagen
- Uitzonderingsregel: E-mail = [e-mail van teamlid]
Resultaat:
Het systeem verwijdert inactieve contacten gerelateerd aan die groep, maar slaat automatisch contacten over die ten minste één ticket hadden dat door de gespecificeerde medewerker is behandeld.
Gebruiksscenario 3: Verwijderen op tickettype, contacten met open tickets behouden
Scenario: Een supportteam wil oude Incident-type tickets en contacten verwijderen die 60 dagen gesloten zijn.
Doel: Regelmatig opschonen van opgeloste incidentverzoeken zonder lopende zaken te beïnvloeden.
Configuratie ticketregels:
- Type: incident
- Groep: Alle
- Duur: 60 dagen
- Statusvoorwaarde: sinds gesloten
Configuratie contactregels:
- Contact behouden: Nee
- Verwijderingstype: Harde verwijdering (aangezien dit contacten met lagere prioriteit zijn)
- Verwijderen na: Onmiddellijk of na korte vertraging (bijv. 30 dagen)
- Uitzonderingsregel: Niet vereist — contacten met open tickets worden automatisch uitgesloten
Resultaat:
Contacten met gesloten feedbacktickets ouder dan 60 dagen worden volledig verwijderd, maar contacten met open tickets blijven veilig onaangetast, zodat actieve supportthreads niet verloren gaan.
Veelgestelde vragen
De app zal automatisch contacten en hun gerelateerde tickets verwijderen op basis van regels die u instelt. Het kan u helpen uw contactlijst schoon en georganiseerd te houden.
Ja, de app is ontworpen om GDPR-compliant te zijn. Hij slaat geen gegevens op en biedt opties om contacten te behouden die uitzonderingen hebben op basis van hun tag, e-mail of bedrijf.
U kunt regels maken op basis van de toegewezen groep en/of het type ticket, evenals de duur sinds het aanmaken of sluiten van een ticket.
Nee, als u een regelcombinatie wilt hebben voor hetzelfde contact, kunt u een regel maken die alle opties bevat, zoals verschillende groepen en tickettypes die van toepassing zijn op hetzelfde contact.
Ja, u kunt uitzonderingen toevoegen op basis van de tag, e-mail of het bedrijf van een contact om te voorkomen dat deze wordt verwijderd.
U kunt de duur instellen tot maximaal 90 dagen.
Harde verwijdering zal het contact en alle gerelateerde tickets permanent verwijderen, terwijl zachte verwijdering ze als verwijderd zal markeren maar voor een bepaalde periode in het systeem zal houden.
De uitzonderingsregel heeft voorrang en het contact zal niet worden verwijderd.
Alleen als de globale optie voor harde verwijdering op Nee staat. Als de instelling voor harde verwijdering op Ja staat, kunnen de contacten en tickets niet worden teruggehaald zodra ze zijn verwijderd.
Nee, alleen gesloten tickets worden verwijderd.
De verwijderingsregel wordt gereset en zal pas weer van toepassing zijn als alle tickets opnieuw zijn gesloten.
Ja, zet gewoon de optie “Contact behouden” aan.
Tot 10 regels.
Ja, u kunt regels op elk moment bijwerken of verwijderen.
Ja, eenmaal ingesteld en opgeslagen, draaien ze op de achtergrond.
Nee, de app slaat geen gegevens op.
Alle geautomatiseerde verwijderingen stoppen onmiddellijk.
Bedankt voor het gebruik van de Auto-Delete Contacts app om uw Freshdesk workflow te stroomlijnen!
Vraag een demo aan
Neem vandaag nog contact op met ons team van experts. Of u nu een vraag heeft, ondersteuning nodig heeft of met ons wilt samenwerken, wij staan voor u klaar om te helpen. Vul het onderstaande formulier in en wij nemen spoedig contact met u op.
