Casestudy's over workflowautomatisering:
Resultaten van echte implementaties
Hieronder vindt u drie gedetailleerde casestudy’s over workflowautomatisering in België en de rest van Europa, gebaseerd op echte implementaties voor Engie, Vinci Construction en Veolia. Elk voorbeeld laat zien hoe workflowmanagement en automatisering van bedrijfsprocessen de zichtbaarheid, verantwoordelijkheid, naleving en operationele efficiëntie verbeteren.
Zij vertrouwen op ons
Tot onze klanten behoren Proximus, KBC, ING, BNP Paribas Fortis, AXA, Brussels Airport en meer
Organisaties die prestaties serieus nemen,
vertrouwen op SMC Consulting
In België, Frankrijk, Luxemburg en Zwitserland helpt SMC Consulting middelgrote tot grote bedrijven in de financiële dienstverlening, energie, bouw, transport, verzekeringen en de publieke sector bij het herontwerpen van de manier waarop teams werken. Onze consultancy in business process management ondersteunt projecten voor workflowautomatisering in vrijwel elk functioneel gebied, inclusief inkoop, HR, IT-beheer, financiële coördinatie en klantenservice.
De onderstaande organisaties hebben SMC Consulting toevertrouwd om kritieke workflows in kaart te brengen, te herontwerpen en te automatiseren. Drie van hun verhalen worden op deze pagina gedetailleerd beschreven, met concrete voorbeelden van procesoptimalisatie, platformconfiguratie en ondersteuning bij adoptie.
Indien u wilt begrijpen hoe SMC Consulting workflowprogramma’s uitvoert, raadpleeg dan workflow management consulting en het volledige workflow management aanbod.
Waarom automatisering van bedrijfsprocessen een
concurrentievereiste is
Bedrijven die vertrouwen op handmatige workflows, zoals goedkeuringen via e-mail, het bijhouden van spreadsheets en informele overdrachten tussen afdelingen, opereren met een structurele efficiëntiekloof. Elke handmatige stap introduceert vertraging, foutgevoeligheid en verminderde zichtbaarheid die in de loop van de tijd cumuleert. In processen met een hoog volume, zoals inkoop, werving of divisieoverschrijdende activiteiten, worden de kosten van niet-geautomatiseerde workflows meetbaar in verloren uren, gemaakte fouten en vertraagde beslissingen.
Automatisering van bedrijfsprocessen in België met behulp van een workflowmanagementplatform dat is afgestemd op de omgeving van de klant, neemt inefficiëntie bij de bron weg. Wanneer de proceslogica duidelijk is gedefinieerd, taakroutering en meldingen zijn geautomatiseerd en activiteiten centraal in één platform worden beheerd, zien organisaties doorgaans verbeteringen in:
- Verwerkingstijd en cyclustijd
- Administratieve overhead en coördinatiewerkzaamheden
- Compliance en auditeerbaarheid
- Datakwaliteit en consistentie in rapportage
- Samenwerking tussen teams en verantwoordelijkheid
Bedrijfsproces
analyse
Procesherontwerp
en optimalisatie
Platformimplementatie plus intelligente
automatisering en integraties
Deze aanpak is verankerd in onze consultingmethodologie voor workflowbeheer en wordt uitgevoerd met de best passende platforms, waaronder monday.com-consulting en Make-automatisering wanneer orkestratie tussen verschillende tools vereist is.
Case study workflow-automatisering:
Engie en het beheer van overheidsopdrachten
Context en uitdagingen
Overheidsopdrachten vormen een van de meest procesintensieve functies binnen elke grote organisatie. Voor Engie zorgen strikte wettelijke vereisten, aanbestedingsprocessen met meerdere belanghebbenden en het volume aan biedingen, contracten en goedkeuringen voor een complexiteit die handmatige coördinatie niet betrouwbaar kan verwerken.
Voordat Engie met SMC Consulting samenwerkte, vertrouwde het beheer van overheidsopdrachten op een gefragmenteerde combinatie van e-mailcommunicatie, handmatige documentopvolging en losgekoppelde goedkeuringsketens. Het proces was traag, moeilijk te auditeren en gevoelig voor hiaten in de naleving, met name rond de documentatievereisten voor aanbestedingen.
Elke aanbesteding omvatte opeenvolgende goedkeuringen door meerdere afdelingen en externe belanghebbenden zonder een gedeeld registratiesysteem. De uitdaging was niet een gebrek aan expertise bij het inkoopteam. De uitdaging was het ontbreken van een gestructureerde workflow die de proceslogica afdwingt, documentatie systematisch vastlegt en realtime inzicht biedt aan alle belanghebbenden.
Geïmplementeerde oplossing
SMC Consulting ontwierp en configureerde een oplossing voor workflowautomatisering met behulp van monday.com, specifiek afgestemd op de reglementaire en operationele beperkingen van het beheer van overheidsopdrachten. Het platform centraliseerde de fasen van de aanbestedingscyclus, van de identificatie van kansen en de voorbereiding van voorstellen tot de indiening, evaluatie, onderhandeling en ondertekening van het contract.
De belangrijkste automatiseringselementen omvatten:
- Goedkeuringsregels die de juiste volgorde en verantwoordelijke rollen afdwingen
- Meldingen en herinneringen die bij elke faseovergang worden geactiveerd
- Escalatielogica om vertragingen in de goedkeuring te verminderen
- Compliance-controlepunten die ontbrekende documentatie signaleren vóór indiening
- Een gecentraliseerd audittraject dat acties, beslissingen en ondersteunende documenten vastlegt
Belangrijkste resultaten
- Geautomatiseerde en gestroomlijnde aanbestedingsworkflows
De end-to-end tenderworkflow werd gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waardoor de verwerkingstijd afnam en veelvoorkomende overdrachts-fouten werden voorkomen. De vertraging bij goedkeuringen daalde door geautomatiseerde routering, escalatieregels en duidelijk eigenaarschap per fase. - Sterkere naleving van regelgeving
Compliance-controlepunten en systematische documentatievereisten verbeterden de auditbereidheid en verminderden de tijd die werd besteed aan handmatige controles en correcties. - Volledige transparantie en traceerbaarheid
Inkoopmanagers kregen realtime inzicht in de status van aanbestedingen, openstaande goedkeuringen en knelpunten. In plaats van reactieve opvolging konden teams vroegtijdig ingrijpen op basis van live workflow-signalen. - Tijd- en kostenbesparing door operationele efficiëntie
Bevrijd van repetitieve coördinatie kon het inkooppersoneel een hogere doorvoer beheren zonder extra operationele overhead. De kosten per tender daalden naarmate het proces voorspelbaarder werd. - Plaats een placeholder voor statistieken (aanbevolen)
Voeg hier een specifiek cijfer toe indien beschikbaar, zoals de procentuele vermindering van de verwerkingstijd of het gemiddelde aantal bespaarde dagen per tender.
Klantgetuigenis
Casestudy workflow-automatisering:
Vinci Construction en beheer van het wervingsproces
Context en uitdagingen
- Langere doorlooptijd voor werving (time-to-hire)
- Inconsistente kandidaatervaring over verschillende divisies en regio's
- HR-teams die tijd besteden aan coördinatie in plaats van aan evaluatie en het opbouwen van relaties
Geïmplementeerde oplossing
SMC Consulting heeft monday.com geconfigureerd als een centraal platform voor het beheer van de wervingsworkflow, dat de volledige levenscyclus beslaat:
- Vacatureaanvraag en goedkeuring
- Coördinatie van vacatureplaatsingen
- CV-screening en kwalificatie
- Inplannen van interviews en vastleggen van feedback
- Goedkeuring van aanbiedingen en documentatie
- Coördinatiestappen voor onboarding
De training werd per rol afgestemd op HR-coördinatoren, hiring managers en HR-directie, met duidelijke begeleiding bij de onboarding en procesdocumentatie.
Belangrijkste resultaten
- Kortere doorlooptijd voor werving
Automatisering verminderde handmatige opvolging en verbeterde de reactiesnelheid van belanghebbenden, waardoor kandidaten sneller van sollicitatie naar aanbieding konden gaan. - Verbeterde kandidaatervaring en werkgeversmerk
Een meer gestructureerd en responsief proces verbeterde de consistentie in communicatie en verminderde onzekerheid voor kandidaten. - Minder administratieve overhead
Herhaalde coördinatietaken werden geminimaliseerd door geautomatiseerde routering en duidelijke verantwoordelijkheden, waardoor HR-capaciteit vrijkwam voor werk met een hogere toegevoegde waarde. - Consistentere aannamebeslissingen
Gestandaardiseerde evaluatiestappen en geïntegreerde criteria verbeterden de kwaliteit en consistentie van de werving over alle divisies heen. - Voeg tijdelijke aanduiding voor statistieken in (aanbevolen)
Voeg verbeteringen in de doorlooptijd of de procentuele vermindering van administratieve uren per aanname toe, indien beschikbaar.
Klantgetuigenis
Casestudy workflow-automatisering:
Veolia en optimalisatie van operationele processen op schaal
Context en uitdagingen
Veolia is actief in meerdere divisies en landen met grote volumes aan operationele activiteiten. Wanneer workflows versnipperd zijn over e-mail, lokale tools en informele coördinatie, wordt de samenwerking tussen divisies traag en het inzicht beperkt. Rapportage kost tijd en weerspiegelt vaak het verleden in plaats van realtime beslissingen te ondersteunen.
Geïmplementeerde oplossing
SMC Consulting heeft monday.com geconfigureerd als een centraal platform voor workflowbeheer voor operationele teams. De oplossing omvatte:
- Gestandaardiseerde operationele workflows met duidelijke verantwoordelijkheden
- Samenwerking tussen teams en inzicht in de status
- KPI-dashboards en geautomatiseerde rapportage voor het management
- Gedeelde procesoverzichten om de coördinatie-overhead te verminderen
Om systemen te koppelen en handmatige gegevensoverdracht te elimineren, heeft SMC een no-code automatiseringslaag toegevoegd met behulp van Make. Automatiseringsscenario’s synchroniseerden workflowgegevens met bestaande operationele systemen, wat de consistentie van gegevens verbeterde en repetitieve invoer verminderde. Deze aanpak ondersteunde integratie zonder zware maatwerkontwikkeling.
Belangrijkste resultaten
- Honderden uren per jaar bespaard
Verminderde coördinatiewerkzaamheden en geautomatiseerde administratieve taken zorgden voor een aanzienlijke capaciteitswinst bij operationele teams zonder het personeelsbestand uit te breiden. - Verbetering van de operationele efficiëntie in de deelnemende divisies
Gestroomlijnde workflows verkortten de doorlooptijden voor terugkerende operationele activiteiten en verbeterden de doorvoersnelheid. - Sterkere samenwerking tussen divisies
Een gedeeld platform en standaard communicatieregels vervingen versnipperde coördinatie door zichtbare, verantwoordelijke workflows. - Realtime monitoring en datagestuurde optimalisatie
Dashboards die continu worden bijgewerkt, maakten proactief prestatiebeheer mogelijk in plaats van rapportage achteraf. - Voeg tijdelijke aanduiding voor statistieken in (aanbevolen)
Vervang 'honderden uren' door een exacte waarde indien beschikbaar.
Klantgetuigenis
– Chief Operating Officer, Veolia
Veelgestelde vragen over projecten voor workflow-
automatisering
Hoe lang duurt de implementatie van workflow-automatisering doorgaans?
Voor een gericht traject dat zich toespitst op een enkel proces, zoals inkoopautomatisering of automatisering van het wervingsproces, duurt de implementatie doorgaans 4 tot 8 weken van procesmapping tot livegang. Grotere programma’s voor meerdere divisies kunnen 3 tot 5 maanden in beslag nemen, afhankelijk van het aantal teams en de complexiteit van de integratie. Elk traject begint met een scoping-sessie en een realistische tijdlijn voordat de configuratie start.
Welke platforms gebruikt SMC Consulting voor workflow-automatisering?
De platformkeuze wordt bepaald door de context van de klant en de procesvereisten. Voor workflowmanagement-platforms wordt monday.com veelvuldig gebruikt voor operationele workflows tussen verschillende teams. Voor orkestratie tussen systemen en no-code integraties gebruiken wij Make als gecertificeerd partner. In de context van IT-servicemanagement kan workflow-automatisering ook worden geïmplementeerd binnen ITSM-platforms zoals HaloITSM en ServiceNow.
Werkt u ook met organisaties buiten België?
Ja. Trajecten voor workflowmanagement en automatisering van bedrijfsprocessen bestrijken België, Frankrijk, Luxemburg en Zwitserland. Consultants werken in het Frans, Nederlands en Engels.
Kunt u workflows in bestaande tools automatiseren zonder deze te vervangen?
In veel gevallen wel. Make kan workflowplatforms verbinden met ERP-, CRM-, HRIS- en ITSM-tools via no-code automatiseringsscenario’s, waardoor handmatig werk wordt verminderd terwijl vertrouwde systemen behouden blijven.
Wat maakt de aanpak van SMC Consulting voor workflowautomatisering anders?
Wij beginnen met een procesanalyse, niet met productdemo’s. Voorafgaand aan elke configuratie brengen we de huidige workflows in kaart, identificeren we de frictiepunten met de hoogste kosten en ontwerpen we een toekomstig proces dat aansluit bij de teams en de governance. De implementatie volgt op het procesontwerp, wat de adoptie verbetert en een meetbare ROI op workflowautomatisering ondersteunt.
Bent u klaar om te zien wat workflow-automatisering voor uw
bedrijf kan betekenen?
De bovenstaande resultaten, van inkoopautomatisering tot recruitment-workflow-automatisering en operationele procesoptimalisatie, zijn gebouwd op hetzelfde fundament: grondige procesanalyse, op maat gemaakt workflow-ontwerp en implementatie-expertise ondersteund door 30 jaar ervaring in bedrijfsprocesconsultancy.
Indien teams tijd verliezen aan handmatige coördinatie, knelpunten bij goedkeuringen of niet-gekoppelde tools, kan SMC Consulting identificeren waar de grootste winst te behalen valt en een duidelijk automatiseringstraject uitstippelen.
