Études de cas d'automatisation des workflows :
Résultats d'implémentations réelles
Vous trouverez ci-dessous trois études de cas détaillées d’automatisation des workflows en Belgique et en Europe, basées sur des implémentations réelles réalisées pour Engie, Vinci Construction et Veolia. Chaque exemple démontre comment la gestion des workflows et l’automatisation des processus métier améliorent la visibilité, la responsabilisation, la conformité et l’efficacité opérationnelle.
Ils nous font confiance
Nos clients incluent Proximus, KBC, ING, BNP Paribas Fortis, AXA, Brussels Airport et bien d’autres
Les organisations qui prennent la performance au sérieux
font confiance à SMC Consulting
En Belgique, en France, au Luxembourg et en Suisse, SMC Consulting accompagne les entreprises de taille moyenne à grande dans les secteurs des services financiers, de l’énergie, de la construction, du transport, de l’assurance et du secteur public pour repenser le mode de fonctionnement des équipes. Notre conseil en gestion des processus métier soutient les projets d’automatisation des flux de travail dans pratiquement tous les domaines fonctionnels, notamment les achats, les ressources humaines, les opérations informatiques, la coordination financière et le service client.
Les organisations ci-dessous ont fait confiance à SMC Consulting pour cartographier, repenser et automatiser des flux de travail critiques. Trois de leurs témoignages sont détaillés sur cette page, avec des exemples concrets d’optimisation des processus, de configuration de plateforme et de support à l’adoption.
Si vous souhaitez comprendre comment SMC Consulting gère les programmes de flux de travail, consultez le conseil en gestion de workflow ainsi que l’offre complète de gestion de workflow.
Pourquoi l’automatisation des processus métier est une
exigence concurrentielle
Les entreprises qui sappuient sur des flux de travail manuels, tels que les approbations par e-mail, le suivi par tableur et les transferts informels entre départements, fonctionnent avec un écart defficacité structurel. Chaque étape manuelle introduit des retards, des risques derreur et une visibilité réduite qui saccumulent au fil du temps. Dans les processus à volume élevé tels que les achats, le recrutement ou les opérations interdivisionnelles, le coût des flux de travail non automatisés devient mesurable en heures perdues, erreurs commises et décisions retardées.
L’automatisation des processus d’affaires en Belgique à l’aide d’une plateforme de gestion des flux de travail sélectionnée pour s’adapter à l’environnement du client élimine l’inefficacité à la source. Lorsque la logique des processus est clairement définie, que l’acheminement des tâches et les notifications sont automatisés, et que l’activité est centralisée sur une plateforme unique, les organisations constatent généralement des améliorations dans les domaines suivants :
- Temps de traitement et durée de cycle
- Frais administratifs et travail de coordination
- Conformité et auditabilité
- Qualité des données et cohérence des rapports
- Collaboration entre les équipes et responsabilisation
Analyse des processus
métiers
Refonte des processus
et optimisation
Mise en œuvre de plateformes ainsi que lautomatisation intelligente
et les intégrations
Cette approche est intégrée dans notre méthodologie de conseil en gestion des flux de travail et exécutée avec les plateformes les mieux adaptées, y compris le conseil monday.com et l’automatisation Make lorsque l’orchestration inter-outils est requise.
Étude de cas sur l’automatisation des workflows :
Engie et la gestion des marchés publics
Contexte et défis
Les marchés publics figurent parmi les fonctions les plus intensives en processus dans toute grande organisation. Pour Engie, des exigences réglementaires strictes, des processus dappel doffres impliquant de multiples parties prenantes, ainsi que le volume des offres, des contrats et des validations créent une complexité que la coordination manuelle ne peut pas gérer de manière fiable.
Avant de travailler avec SMC Consulting, la gestion des marchés publics dEngie reposait sur une combinaison fragmentée de communications par e-mail, de suivi manuel des documents et de chaînes dapprobation déconnectées. Le processus était lent, difficile à auditer et exposé à des lacunes de conformité, en particulier concernant les exigences de documentation des appels doffres.
Chaque appel doffres impliquait des validations séquentielles entre plusieurs départements et parties prenantes externes, sans système denregistrement partagé. Le défi ne résidait pas dans un manque dexpertise au sein de léquipe achats. Le défi était labsence dun workflow structuré qui applique la logique du processus, collecte la documentation de manière systématique et offre une visibilité en temps réel à lensemble des parties prenantes.
Solution mise en œuvre
SMC Consulting a conçu et configuré une solution d’automatisation des flux de travail en utilisant monday.com, adaptée aux contraintes réglementaires et opérationnelles de la gestion des marchés publics. La plateforme a centralisé les étapes du cycle de vie des appels d’offres, de l’identification des opportunités et de la préparation des propositions à la soumission, l’évaluation, la négociation et la signature du contrat.
Les principaux éléments d’automatisation comprenaient :
- Des règles d’approbation garantissant le respect de la séquence et des rôles responsables
- Des notifications et des rappels déclenchés à chaque changement d’étape
- Une logique d’escalade pour réduire les délais d’approbation
- Des points de contrôle de conformité signalant les documents manquants avant la soumission
- Une piste d’audit centralisée consignant les actions, les décisions et les documents justificatifs
Résultats clés
- Flux de travail d'appel d'offres automatisés et rationalisés
Le flux de travail d'appel d'offres de bout en bout a été standardisé et automatisé, réduisant le temps de traitement et prévenant les erreurs courantes de transfert. La latence d'approbation a diminué grâce au routage automatisé, aux règles d'escalade et à la propriété claire des étapes. - Conformité réglementaire renforcée
Les points de contrôle de conformité et les exigences de documentation systématique ont amélioré la préparation aux audits et réduit le temps consacré aux vérifications et corrections manuelles. - Transparence et traçabilité complètes
Les responsables des achats ont obtenu une visibilité en temps réel sur le statut des appels d'offres, les approbations en attente et les goulots d'étranglement. Au lieu d'un suivi réactif, les équipes ont pu intervenir de manière précoce en se basant sur les signaux de flux de travail en direct. - Réduction du temps et des coûts grâce à l'efficacité opérationnelle
Libéré des tâches de coordination répétitives, le personnel des achats a pu gérer un volume plus élevé sans ajouter de charge opérationnelle. Le coût par appel d'offres a diminué à mesure que le processus est devenu plus prévisible. - Insérer un indicateur de mesure (recommandé)
Ajoutez ici un chiffre spécifique si disponible, tel que le pourcentage de réduction du temps de traitement ou le nombre moyen de jours économisés par appel d'offres.
Témoignage client
Étude de cas sur l'automatisation des flux de travail :
Vinci Construction et la gestion du processus de recrutement
Contexte et défis
- Délai d'embauche plus long
- Expérience candidat incohérente entre les divisions et les zones géographiques
- Équipes RH consacrant du temps à la coordination plutôt qu'à l'évaluation et au développement des relations
Solution mise en œuvre
SMC Consulting a configuré monday.com comme plateforme centralisée de gestion des flux de travail de recrutement couvrant l’ensemble du cycle de vie :
- Demande et approbation de poste
- Coordination de la publication d'offres d'emploi
- Présélection et qualification des CV
- Planification des entretiens et collecte des retours
- Approbations des offres et documentation
- Étapes de coordination de l'intégration
La formation a été adaptée par rôle pour les coordinateurs RH, les responsables du recrutement et la direction des RH, avec des directives d’intégration claires et une documentation des processus.
Résultats clés
- Délai d'embauche plus rapide
L'automatisation a réduit les suivis manuels et amélioré la réactivité des parties prenantes, permettant aux candidats de passer plus rapidement de la candidature à l'offre. - Amélioration de l'expérience candidat et de la marque employeur
Un processus plus structuré et réactif a amélioré la cohérence de la communication et réduit l'incertitude pour les candidats. - Réduction de la charge administrative
Les tâches de coordination répétitives ont été minimisées grâce au routage automatisé et à une responsabilité claire, libérant ainsi la capacité RH pour un travail à plus forte valeur ajoutée. - Décisions d'embauche plus cohérentes
Les étapes d'évaluation standardisées et les critères intégrés ont amélioré la qualité et la cohérence des embauches entre les divisions. - Insérer un indicateur de mesure (recommandé)
Ajouter les améliorations du délai d'embauche ou la réduction en pourcentage des heures administratives par embauche si disponible.
Témoignage client
Étude de cas sur l'automatisation des flux de travail :
Veolia et l'optimisation des processus opérationnels à grande échelle
Contexte et défis
Veolia opère dans plusieurs divisions et pays avec de grands volumes d’activités opérationnelles. Lorsque les flux de travail sont fragmentés entre les e-mails, les outils locaux et la coordination informelle, le travail interdivisions devient lent et la visibilité devient limitée. Le reporting prend du temps, reflétant souvent le passé au lieu de soutenir les décisions en temps réel.
Solution mise en œuvre
SMC Consulting a configuré monday.com comme plateforme centralisée de gestion des flux de travail pour les équipes opérationnelles. La solution comprenait :
- Flux de travail opérationnels standardisés avec une responsabilité claire
- Collaboration interéquipes et visibilité du statut
- Tableaux de bord KPI et reporting automatisé pour la direction
- Vues de processus partagées pour réduire la charge de coordination
Pour connecter les systèmes et éliminer les transferts manuels de données, SMC a ajouté une couche d’automatisation sans code utilisant Make. Les scénarios d’automatisation ont synchronisé les données de flux de travail avec les systèmes opérationnels existants, améliorant la cohérence des données et réduisant les saisies répétitives. Cette approche a permis l’intégration sans développement personnalisé lourd.
Résultats clés
- Des centaines d'heures économisées annuellement
La réduction du travail de coordination et l'automatisation des tâches administratives ont récupéré une capacité significative dans les équipes opérationnelles sans augmentation des effectifs. - Amélioration de l'efficacité opérationnelle dans les divisions participantes
Les flux de travail rationalisés ont réduit les délais d'exécution des activités opérationnelles récurrentes et amélioré le débit. - Collaboration interdivisions renforcée
Une plateforme partagée et des règles de communication standardisées ont remplacé la coordination fragmentée par des flux de travail visibles et responsables. - Surveillance en temps réel et optimisation basée sur les données
Les tableaux de bord mis à jour en continu ont permis une gestion proactive de la performance plutôt qu'un reporting rétrospectif. - Insérer un indicateur de mesure (recommandé)
Remplacer « des centaines d'heures » par une valeur précise si disponible.
Témoignage client
– Directeur des Opérations, Veolia
Foire aux questions sur les projets d’automatisation des workflows
Combien de temps dure généralement la mise en œuvre dune automatisation de workflow ?
Pour une mission ciblée sur un seul processus, comme lautomatisation des achats ou lautomatisation du workflow de recrutement, la mise en œuvre prend généralement 4 à 8 semaines, de la cartographie des processus à la mise en production. Les programmes plus importants, multi-divisions, peuvent durer 3 à 5 mois selon le nombre déquipes et la complexité des intégrations. Chaque mission commence par une session de cadrage et un calendrier réaliste avant le début de la configuration.
Quelles plateformes SMC Consulting utilise-t-elle pour lautomatisation des workflows ?
Le choix de la plateforme dépend du contexte du client et des exigences du processus. Pour les plateformes de gestion des workflows, monday.com est fréquemment utilisé pour les workflows opérationnels inter-équipes. Pour l’orchestration inter-systèmes et les intégrations no-code, nous utilisons Make en tant que partenaire certifié. Dans les contextes de gestion des services informatiques, l’automatisation des workflows peut également être mise en œuvre au sein de plateformes ITSM telles que HaloITSM et ServiceNow.
Travaillez-vous avec des organisations en dehors de la Belgique ?
Oui. Les missions de gestion des workflows et dautomatisation des processus métier couvrent la Belgique, la France, le Luxembourg et la Suisse. Les consultants travaillent en français, en néerlandais et en anglais.
Pouvez-vous automatiser les flux de travail dans les outils existants sans les remplacer ?
Dans de nombreux cas, oui. Make peut connecter des plateformes de flux de travail aux outils ERP, CRM, SIRH et ITSM via des scénarios dautomatisation sans code, réduisant ainsi le travail manuel tout en conservant les systèmes familiers en place.
Quest-ce qui différencie lapproche dautomatisation des flux de travail de SMC Consulting ?
Nous commençons par lanalyse des processus, et non par des démonstrations doutils. Avant toute configuration, nous cartographions les flux de travail actuels, identifions les points de friction les plus coûteux et concevons un processus futur adapté aux équipes et à la gouvernance. Limplémentation suit la conception du processus, ce qui améliore ladoption et favorise un ROI mesurable de lautomatisation des flux de travail.
Prêt à découvrir ce que l’automatisation des workflows peut
apporter à votre entreprise ?
Les résultats ci-dessus, de lautomatisation des achats à lautomatisation des workflows de recrutement et à loptimisation des processus opérationnels, reposent sur la même base : une analyse rigoureuse des processus, une conception de workflows sur mesure et une expertise de mise en œuvre, forte de 30 ans de conseil en processus métier.
Si vos équipes perdent du temps à cause dune coordination manuelle, de goulots détranglement dans les validations ou doutils déconnectés, SMC Consulting peut identifier les leviers de gains les plus importants et définir une trajectoire dautomatisation claire.
