Geschatte leestijd: 9 minuten
Inhoudsopgave
- Introductie tot de integratie van Freshservice met Microsoft Office 365
- Voordelen van de integratie van Freshservice met Office 365:
- Configuratie van de integratie: Stap-voor-stap handleiding
- Verbetering van gebruikersauthenticatie en gegevensbeveiliging
- Belangrijkste functies en gebruiksscenario’s van Freshservice met Office 365
- Vergelijking van Freshservice met Freshdesk en andere Freshworks-applicaties
- Conclusie voor het optimaliseren van de integratie van Freshservice en Office 365
De integratie van Freshservice-software met Office 365 is een krachtige manier om de IT-servicemanagementcapaciteiten van uw organisatie te verbeteren. Door Freshservice – een toonaangevende ITSM-software – te verbinden met Office 365, kunt u workflows stroomlijnen, gegevensbeheer verbeteren en een betere ondersteuningsoplossing bieden aan uw teams en klanten. In deze gids zullen we onderzoeken hoe u de integratie kunt configureren, de belangrijkste functies bespreken en de oplossing die bij u past om de beveiliging en het gegevensbeheer te verbeteren.
Introductie tot de integratie van Freshservice met Microsoft Office 365
De integratie van Freshservice met Office 365 is ontworpen om de efficiëntie te verbeteren door twee krachtige platforms te verbinden. Freshservice helpt organisaties bij het beheren van IT-diensten, het afhandelen van incidenten en het automatiseren van workflows, terwijl Office 365 een suite van Microsoft-productiviteitstools biedt, waaronder Outlook, Teams en SharePoint.
Door gebruik te maken van een connector kunt u de mogelijkheden van Freshservice direct koppelen aan Microsoft Office 365, waardoor een naadloze communicatie tussen de tools mogelijk wordt. Deze integratie biedt verbeterde authenticatieopties, vereenvoudigde toegang voor werknemers en betere zichtbaarheid van IT-serviceactiviteiten – allemaal met behoud van een hoog niveau van beveiliging.
Voordelen van de integratie van Freshservice met Office 365:
- Automatisering van workflows en verhoogde productiviteit.
- Vereenvoudigd toegangsbeheer met Azure Active Directory.
- Gecentraliseerd gegevensbeheer (“gegevensbeheer”) en verbeterde samenwerking binnen het team.
Configuratie van de integratie: Stap-voor-stap handleiding
Het configureren van de integratie tussen Freshservice en Office 365 vereist bepaalde voorwaarden en enkele eenvoudige stappen. Hieronder geven we een gedetailleerde handleiding voor het configureren van de connector en om aan de slag te gaan.
Vereisten en voorwaarden
Zorg ervoor dat u over beheerdersrechten beschikt voor Freshservice en Office 365 voordat u begint. U heeft ook een compatibel abonnement nodig dat de integratiemogelijkheden voor beide platforms ondersteunt.
- Zorg ervoor dat er geschikte authenticatieprotocollen beschikbaar zijn om uw accounts en gegevens te beschermen.
- Controleer de beheerderstoegang tot Office 365 om Freshservice als vertrouwde applicatie toe te voegen.
Configuratie van de connector in Office 365
Zodra de vereisten zijn bevestigd, is het tijd om de connector tussen Freshservice en Office 365 te configureren:
- Log in op het Office 365-beheercentrum.
- Ga naar de instellingen van Azure Active Directory.
- Voeg Freshservice toe als verbonden applicatie en ken de juiste machtigingen toe.
- Volg de configuratiehandleiding van Freshservice om de instellingen te voltooien.
Deze connector vergemakkelijkt de communicatie tussen Freshservice-tickets en Office 365-tools zoals Teams, Outlook en OneDrive, waardoor de samenwerking voor alle gebruikers wordt vereenvoudigd.
Koppeling van accounts en machtigingen
De volgende stap is het koppelen van gebruikersaccounts tussen Freshservice en Office 365. Dit stelt agenten en medewerkers in staat om eenvoudig in te loggen met Microsoft-inloggegevens. U kunt:
- Machtigingen instellen voor Freshservice-gebruikers via Azure Active Directory.
- Groepsbeleid gebruiken om indien nodig de toegang te beperken, waardoor de gegevensbeveiliging wordt gewaarborgd.
Testen en probleemoplossing
Zodra de integratie is geconfigureerd, is het essentieel om te testen:
- Stuur een testticket om te controleren of meldingen verschijnen in Outlook of Teams-kanalen.
- Controleer de gebruikersauthenticatie en toegangsmachtigingen.
- Los problemen op door de ondersteuningsdocumentatie van Freshservice of de probleemoplossingstips van Microsoft te raadplegen.
Verbetering van gebruikersauthenticatie en gegevensbeveiliging
Beveiliging is een van de belangrijkste voordelen van de integratie van Freshservice met Office 365. Door gebruik te maken van tools zoals Azure- en Google-authenticatie kunt u de beveiliging en het gebruiksgemak van de toegang tot uw IT-diensten aanzienlijk verbeteren.
Gebruik van Azure- en Google-authenticatie
Azure Active Directory (Azure AD) speelt een cruciale rol bij het verbeteren van de beveiliging:
- Single Sign-On (SSO) maakt naadloze toegang tot Freshservice mogelijk voor gebruikers met Office 365-accounts.
- Multifactorauthenticatie (MFA) met Azure AD zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de diensten.
Daarnaast kan Google-authenticatie worden geconfigureerd om een extra laag van beveiligde toegang te bieden als uw organisatie naast Office 365 ook Google Workspace gebruikt.
Bescherming van de vertrouwelijkheid van klantgegevens
Met een verhoogde integratie komt een verhoogde verantwoordelijkheid voor het beveiligen van gegevens. Zowel Freshservice als Office 365 zijn ontworpen met gegevensbescherming in gedachten en bieden tools voor naleving en bescherming:
- Op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC) zorgt ervoor dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor degenen die deze nodig hebben.
- Naleving van wereldwijde gegevensbeschermingsnormen, zoals de AVG, is gemakkelijker te handhaven dankzij ingebouwde privacyprotocollen.
Best practices op het gebied van beveiliging
- Controleer regelmatig de toegangslogboeken om ongeautoriseerde pogingen te identificeren.
- Moedig gebruikers aan om MFA in te schakelen.
- Houd de integratie-instellingen up-to-date om ervoor te zorgen dat alle kwetsbaarheden worden verholpen.
Belangrijkste functies en gebruiksscenario’s van Freshservice met Office 365
Wanneer Freshservice en Office 365 zijn geïntegreerd, bieden ze een breed scala aan functies die de productiviteit en samenwerking verbeteren.
Automatisering van workflows en processen
Een van de belangrijkste voordelen is automatisering (“automatisering”):
- Maak automatisch Freshservice-tickets aan op basis van Office 365-e-mails met behulp van gedefinieerde regels in Outlook.
- Gebruik Teams om uw IT-ondersteuningsteam op de hoogte te stellen wanneer er een prioriteitsticket wordt aangemaakt, waardoor snellere en efficiëntere communicatie mogelijk wordt.
Verbetering van samenwerking en taakbeheer
De integratie vereenvoudigt samenwerking door gebruik te maken van Office 365-software:
Gebruik Teams voor interne discussies over Freshservice-tickets.
- Synchroniseer agenda-gebeurtenissen en taakopdrachten tussen Freshservice en Outlook om agenten te helpen deadlines en serviceverzoeken bij te houden.
Verbetering van ondersteunende diensten
De integratie van Freshservice-software met Office 365 kan helpen om de responstijden te verkorten en de klantervaring te verbeteren. De integratie met SharePoint is bijvoorbeeld een oplossing die snelle toegang biedt tot de documentatie die nodig is om ondersteuningsverzoeken op te lossen, waardoor de algehele productiviteit van uw ondersteuningsteam wordt verhoogd.
Veelgestelde vragen:
- Hoe verbetert deze integratie de IT-ondersteuningsdiensten?
Het verkort de responstijden en centraliseert de communicatie van uw bedrijf. - Kan ik de aanmaak van tickets via Outlook automatiseren?
Ja, door gebruik te maken van gedefinieerde regels in Outlook kunnen e-mails automatisch worden omgezet in tickets in Freshservice.
Vergelijking van Freshservice met Freshdesk en andere Freshworks-applicaties
Freshservice maakt deel uit van de Freshworks-applicatiesuite, waarbij elke applicatie is ontworpen om aan verschillende zakelijke behoeften te voldoen (zoals verkoop). Hier bekijken we hoe Freshservice zich verhoudt tot andere producten in het Freshworks-assortiment, met name Freshdesk en Freshsales (CRM).
Freshservice vs. Freshdesk: De verschillen begrijpen
Freshservice richt zich voornamelijk op IT-servicemanagement (ITSM) en is beter geschikt voor interne IT-teams, terwijl Freshdesk is ontworpen voor klantenservice- en ondersteuningsteams. Voor bedrijven die speciale helpdesks nodig hebben voor externe klanten, kan Freshdesk een betere keuze zijn. Meer informatie over wat Freshservice vs Freshdesk onderscheidt, vindt u hier
Integratie van Freshsales CRM en andere diensten met Office 365
Als u Freshsales (CRM-software) gebruikt, kunt u het ook integreren met Office 365 om uw verkoopproces verder te verbeteren. Deze integratie helpt het bedrijf om:
- De communicatie te stroomlijnen tussen verkoopteams die Microsoft Office-tools zoals Outlook gebruiken.
- Klantgegevens (“CRM”) te centraliseren voor betere toegankelijkheid en coördinatie.
Maximaliseren van de bedrijfsefficiëntie met de Freshworks-suite
De Freshworks-suite biedt een reeks software die goed integreert met Office 365, waarbij elk aspect een specifiek aspect van bedrijfsbeheer verbetert. Door Freshservice te combineren met andere Freshworks-applicaties kunnen bedrijven:
- De algehele productiviteit verbeteren.
- IT-diensten, klantrelaties, verkoop en interne processen beheren in een uniform systeem.
Veelgestelde vragen:
- Wanneer moet ik Freshservice gebruiken in plaats van Freshdesk?
Gebruik Freshservice voor intern IT-beheer en Freshdesk voor klantenondersteuning. - Hoe verbetert de integratie van Freshsales de CRM-mogelijkheden?
Het stelt verkoop- en ondersteuningsteams in staat om samen te werken met behulp van gedeelde klantgegevens, wat de communicatie verbetert en resulteert in een betere verkoopservice.
Conclusie voor het optimaliseren van de integratie van Freshservice en Office 365
De integratie van Freshservice met Office 365 biedt talrijke voordelen voor IT-teams en organisaties. Van vereenvoudigde authenticatie en verbeterde beveiliging tot workflowautomatisering en naadloze samenwerking, het stelt uw teams in staat om efficiënter en effectiever te werken. Of u nu behoefte heeft aan beter IT-beheer of soepelere interne communicatie, deze combinatie biedt de nodige tools om te slagen.
Voor meer informatie over hoe u kunt profiteren van het Freshworks-ecosysteem, raadpleeg onze gidsen over de integratie van Freshdesk of Freshsales CRM met Office 365 – elke software biedt unieke functies die uw productiviteit verder kunnen verhogen. Voor uitgebreide ondersteuning biedt SMC Consulting, een gecertificeerde Freshservice-partner, advies- en integratiediensten om u te helpen het beste uit deze applicaties te halen.
