Wat is een workflowdiagram?

Geschatte leestijd: 1 minuut

In de professionele wereld van vandaag zijn efficiëntie en duidelijkheid van interne processen essentieel om een hoog niveau van concurrentievermogen en prestaties te behouden. Een beproefde methode om deze processen te visualiseren en te optimaliseren is het gebruik van workflowdiagrammen. Maar wat is een workflowdiagram precies en waarom is het zo belangrijk?

Bij SMC Consulting zijn wij gespecialiseerd in workflowoptimalisatie, automatisering, en klantbetrokkenheid. In dit artikel zullen we in detail verkennen wat een workflowdiagram is, de voordelen ervan, en hoe u het kunt maken en gebruiken om uw bedrijfsprocessen te verbeteren.

Definitie van een workflowdiagram

Een workflowdiagram, of stroomdiagram, is een visuele weergave van de stappen die nodig zijn om een specifieke taak of proces te voltooien. Het gebruikt gestandaardiseerde symbolen om acties, beslissingen en gebeurtenissenreeksen in een proces te illustreren. Door workflows te visualiseren, kunnen bedrijven inefficiënties identificeren, procedures optimaliseren en een soepelere uitvoering van taken garanderen.

De verschillende soorten workflows

Er zijn verschillende soorten workflows, elk aangepast aan specifieke behoeften:

• Sequentiële workflow: In dit type workflow worden taken uitgevoerd in een vooraf bepaalde volgorde, waarbij elke stap moet worden voltooid voordat de volgende begint. Dit is het eenvoudigste en meest lineaire type workflow.
  
• Parallelle workflow: Hier kunnen meerdere taken gelijktijdig worden uitgevoerd en later samenkomen in een volgende stap. Dit maakt het mogelijk om het algehele proces te versnellen door meerdere acties parallel uit te voeren.
  
• Conditionele workflow: Dit type workflow bevat beslissingspunten waar de stroom kan afwijken op basis van specifieke voorwaarden. Het wordt vaak gebruikt om complexe processen met meerdere actiemogelijkheden te beheren.
  

Basisterminologie

Om workflowdiagrammen goed te begrijpen en te maken, is het belangrijk om vertrouwd te raken met enkele sleuteltermen:

• Stappen of Activiteiten: Vertegenwoordigen de individuele acties of taken die in het proces moeten worden uitgevoerd. Ze worden vaak weergegeven door rechthoeken of ovalen.
  
• Overgangen of Pijlen: Geven de richting van de stroom tussen de stappen aan, en tonen de volgorde waarin de taken moeten worden voltooid. Pijlen verbinden de stappen en definiëren de volgorde van de workflow.
  
• Begin en Einde: Symboliseren de start- en eindpunten van de workflow. Het begin wordt meestal weergegeven door een cirkel of ovaal met de vermelding “Begin”, terwijl het einde wordt gemarkeerd door een cirkel of ovaal met de vermelding “Einde”.
  
• Beslissingen en Voorwaarden: Weergegeven door ruiten, deze elementen geven punten aan waar een beslissing moet worden genomen, leidend tot alternatieve paden in de workflow op basis van gespecificeerde voorwaarden.
  
• Lussen en Parallellismen: Illustreren herhalende taken (lussen) en taken die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd (parallellismen), vaak gebruikt om complexere processen weer te geven.
  

Belang van workflowdiagrammen

Visualisatie van processen

Een van de belangrijkste voordelen van workflowdiagrammen is hun vermogen om processen op een duidelijke en begrijpelijke manier te visualiseren. Door elke stap en overgang grafisch weer te geven, stellen deze diagrammen teams in staat om de volledige stroom van het werk te zien. Dit helpt om beter te begrijpen hoe taken met elkaar verbonden zijn, om belangrijke stappen te identificeren en om potentiële inefficiënties of knelpunten gemakkelijk te herkennen.

Verbetering van de efficiëntie

Workflowdiagrammen spelen een cruciale rol bij het verbeteren van de efficiëntie van processen. Door de hele workflow te visualiseren, wordt het gemakkelijker om punten te identificeren waar vertragingen of inefficiënties optreden. Dit stelt teams in staat om corrigerende maatregelen te nemen om workflows te optimaliseren, overbodige stappen te elimineren en repetitieve taken te automatiseren. Uiteindelijk leidt dit tot een vermindering van doorlooptijden en een beter gebruik van middelen.

Communicatie en samenwerking

Workflowdiagrammen vergemakkelijken ook de communicatie en samenwerking tussen teamleden. Door een visuele weergave van het proces te hebben, kunnen alle teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk begrijpen. Dit vermindert misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft doelstellingen en te volgen stappen. Bovendien kunnen deze diagrammen dienen als basis voor discussie tijdens vergaderingen om de voortgang te evalueren en volgende stappen te plannen.

Documentatie en standaardisatie

Ten slotte zijn workflowdiagrammen essentieel voor de documentatie en standaardisatie van processen. Ze dienen als officiële referentie voor interne procedures, waardoor wordt gegarandeerd dat alle teamleden dezelfde stappen volgen en dezelfde methoden gebruiken. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die kwaliteitscertificeringen willen behalen of behouden. Door processen te standaardiseren, kunnen bedrijven een hogere kwaliteit en consistentie in hun activiteiten waarborgen.

Elementen van een workflowdiagram

Stappen of activiteiten

Stappen of activiteiten zijn de fundamentele componenten van een workflowdiagram. Ze vertegenwoordigen de specifieke acties die moeten worden uitgevoerd als onderdeel van het proces. In een wervingsproces kunnen de stappen bijvoorbeeld “Ontvangst van sollicitaties”, “CV-selectie”, “Interviews” en “Jobaanbieding” omvatten. Elke stap moet duidelijk gedefinieerd zijn om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen begrijpen wat er in elke fase van het proces moet gebeuren.

Overgangen of pijlen

Overgangen, vaak weergegeven door pijlen, verbinden de verschillende stappen van de workflow. Ze geven de volgorde aan waarin taken moeten worden uitgevoerd en laten zien hoe informatie of taken van de ene stap naar de andere gaan. Een pijl kan bijvoorbeeld aangeven dat, zodra de CV’s zijn geselecteerd, de geselecteerde kandidaten doorgaan naar de interviewfase.

Begin en einde

Elke workflow heeft een startpunt en een eindpunt. Het begin, vaak weergegeven door een cirkel of ovaal met de vermelding “Begin”, geeft de oorsprong van het proces aan. Het einde, gemarkeerd door een cirkel of ovaal met de vermelding “Einde”, geeft de afsluiting van het proces aan. Deze punten bakenen duidelijk de reikwijdte van de workflow af en geven aan wanneer het proces begint en eindigt.

Beslissingen en voorwaarden

Beslissingspunten, weergegeven door ruiten, zijn cruciale elementen in conditionele workflows. Ze maken het mogelijk om het pad van de workflow te splitsen op basis van bepaalde voorwaarden of keuzes. Na een interview kan een beslissingspunt bijvoorbeeld de kandidaat naar “Jobaanbieding” leiden als hij slaagt voor het interview, of naar “Afwijzing kandidatuur” als hij niet slaagt.

Lussen en parallellismen

Lussen en parallellismen maken het mogelijk om herhalende taken en gelijktijdige activiteiten te beheren. Een lus, aangegeven door een pijl die terugkeert naar een eerdere stap, vertegenwoordigt acties die worden herhaald totdat aan een bepaalde voorwaarde is voldaan. Parallellismen, vaak weergegeven door parallelle paden, tonen activiteiten die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, wat nuttig is om het proces te versnellen door onafhankelijke activiteiten parallel te benutten.

Hoe maak je een workflowdiagram

Voorbereidende stappen

Voordat u begint met het maken van een workflowdiagram, is het cruciaal om het proces dat u wilt weergeven goed te begrijpen. Dit houdt in:

1. Het proces identificeren: Bepaal welk proces u wilt modelleren. Dit kan een wervingsproces, projectmanagement, of klantenservice zijn.
2. Informatie verzamelen: Verzamel alle nodige informatie over de processtappen, betrokken actoren, te nemen beslissingen, en gebruikte documenten of tools.
3. Doelen definiëren: Verduidelijk de doelen van de workflow. Wilt u de efficiëntie verbeteren, fouten verminderen, of procedures standaardiseren? Deze doelen zullen de creatie van uw diagram sturen.

Keuze van tools

Verschillende tools kunnen u helpen om workflowdiagrammen efficiënt te maken:

1. monday.com: Dit projectmanagementtool biedt robuuste functies voor het maken en beheren van visuele workflows. Het maakt realtime samenwerking mogelijk en integreert met vele andere tools.
2. Lucidchart: Een zeer intuïtief online tool voor het maken van diagrammen, ideaal voor het tekenen van gedetailleerde workflows. Het biedt sjablonen en gestandaardiseerde symbolen om het proces te vergemakkelijken.
3. Microsoft Visio: Een krachtige diagramsoftware, veel gebruikt in bedrijven. Het biedt een grote verscheidenheid aan vormen en sjablonen voor het maken van complexe workflows.

Constructie van het diagram

Hier zijn de stappen om een effectief workflowdiagram te bouwen:

1. Definieer de belangrijkste stappen: Maak een lijst van alle stappen in het proces in chronologische volgorde.
2. Voeg overgangen toe: Gebruik pijlen om de stappen te verbinden en de stroom van het proces te definiëren.
3. Voeg beslissingspunten toe: Voeg ruiten toe om punten weer te geven waar beslissingen moeten worden genomen, met pijlen die de verschillende mogelijke wegen aangeven.
4. Voeg begin en einde toe: Zorg ervoor dat het begin en einde van de workflow duidelijk zijn gemarkeerd.
5. Voeg lussen en parallellismen toe: Geef herhalende taken en parallelle activiteiten weer voor een volledig diagram.

Verificatie en validatie

Zodra het diagram is gemaakt, is het belangrijk om het te verifiëren en te valideren:

1. Review door belanghebbenden: Laat het diagram beoordelen door teamleden en belanghebbenden om er zeker van te zijn dat het volledig en nauwkeurig is.
2. Simulatie van de workflow: Simuleer het proces met behulp van het diagram om inefficiënties of fouten te identificeren.
3. Aanpassingen: Breng de nodige aanpassingen aan om fouten te corrigeren en de workflow te optimaliseren.
4. Definitieve documentatie: Rond het diagram af en documenteer het zodat het als officiële referentie kan dienen.

Voorbeelden van gebruiksscenario’s

Projectmanagement

Bij projectmanagement kan een workflowdiagram worden gebruikt om de verschillende fasen van een project te plannen en te volgen. Een diagram kan bijvoorbeeld de stappen van de initiële planning, de uitvoering van taken, de voortgangsbewaking en de afsluiting van het project weergeven. Dit stelt alle teamleden in staat om duidelijk te zien welke taken moeten worden uitgevoerd en binnen welke termijnen.

Klantenservice

Een workflowdiagram voor klantenservice kan het proces van ticketbeheer weergeven. Bijvoorbeeld, wanneer een klantverzoek wordt ontvangen, wordt het geregistreerd als een ticket en vervolgens toegewezen aan een medewerker. De medewerker behandelt het ticket, vraagt eventueel om aanvullende informatie van de klant en lost het probleem op. Ten slotte wordt het ticket afgesloten en kan er een tevredenheidsonderzoek naar de klant worden gestuurd.

HR-processen

Bij personeelszaken kan een workflowdiagram worden gebruikt om wervings- en onboardingprocessen te beheren. Het diagram kan bijvoorbeeld beginnen met het ontvangen van sollicitaties, vervolgens de selectie- en interviewfasen doorlopen, en eindigen met de integratie van nieuwe medewerkers. Dit helpt ervoor te zorgen dat elke stap consistent en efficiënt wordt gevolgd.

Marketing

Voor een marketingcampagne kan een workflowdiagram helpen bij het plannen en uitvoeren van de verschillende fasen van de campagne. Het diagram kan bijvoorbeeld marktonderzoek, contentcreatie, goedkeuring van marketingmaterialen, lancering van de campagne en prestatiemonitoring omvatten. Dit stelt het marketingteam in staat om georganiseerd te blijven en ervoor te zorgen dat alle fasen van de campagne tijdig worden uitgevoerd.

Voordelen van het gebruik van workflowdiagrammen

Tijdsbesparing

Workflowdiagrammen maken het mogelijk om alle stappen van een proces duidelijk te visualiseren, wat helpt bij het efficiënter organiseren van taken. Door overbodige taken te identificeren en te elimineren en activiteitensequenties te optimaliseren, kunnen bedrijven de doorlooptijden aanzienlijk verkorten. Dit leidt tot een snellere uitvoering van projecten en processen, waardoor de algehele productiviteit wordt verhoogd.

Vermindering van fouten

Workflowdiagrammen helpen bij het identificeren van knelpunten en potentiële faalplekken in een proces. Door elke stap te visualiseren, kunnen teams zien waar fouten kunnen optreden en controles implementeren om deze te voorkomen. Dit vermindert menselijke fouten en zorgt voor een grotere nauwkeurigheid bij de uitvoering van taken.

Transparantie en verantwoordelijkheid

Een workflowdiagram biedt een duidelijk overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Door expliciet te definiëren wie verantwoordelijk is voor elke stap, vergroten de diagrammen de transparantie en verantwoordelijkheid. Dit stelt elk teamlid in staat om precies te weten wat er van hen wordt verwacht en aan wie ze verantwoording moeten afleggen, waardoor de coördinatie en samenwerking worden verbeterd.

Continue verbetering

Workflowdiagrammen zijn niet statisch; ze kunnen voortdurend worden herzien en verbeterd. Door de diagrammen als basis te gebruiken voor procesevaluatie, kunnen bedrijven inefficiënties en gebieden die verbetering behoeven identificeren. Dit maakt continue verbetering mogelijk, waarbij workflows worden aangepast en geoptimaliseerd om aan veranderende behoeften en nieuwe uitdagingen te voldoen.

Integratie met monday.com

monday.com is een veelgebruikt platform voor project- en workflowbeheer dat door bedrijven wordt gebruikt om hun operationele efficiëntie te verbeteren. Met een intuïtieve gebruikersinterface en krachtige functies stelt monday.com gebruikers in staat om alle aspecten van projecten en processen op één plek te centraliseren en te visualiseren. De flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden maken het een ideaal hulpmiddel voor het creëren en beheren van workflowdiagrammen.

Uitlichten van monday.com’s functionaliteiten voor het creëren en beheren van workflowdiagrammen:

• Visuele dashboards: monday.com biedt aanpasbare dashboards die het eenvoudig maken om workflows te visualiseren en de voortgang in real-time te volgen.
• Taakautomatisering: Met monday.com’s automatiseringen kunnen bedrijven repetitieve taken automatiseren, wat fouten vermindert en tijd vrijmaakt voor activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
• Meerdere integraties: monday.com integreert met vele andere tools en systemen, zoals Slack, Google Drive en Microsoft Teams, wat een naadloos workflowbeheer mogelijk maakt.
• Real-time samenwerking: Het platform maakt soepele samenwerking tussen teamleden mogelijk, met geïntegreerde communicatiefuncties zoals opmerkingen en meldingen.
• Prestatiemonitoring: Met ingebouwde analyse- en rapportagetools stelt monday.com u in staat om de prestaties van workflows te volgen en gebieden te identificeren die verbetering behoeven.

Optimaliseer uw processen met SMC Consulting en monday.com

In de professionele wereld van vandaag zijn efficiëntie en duidelijkheid van interne processen essentieel. Workflowdiagrammen blijken krachtige hulpmiddelen te zijn om deze processen te visualiseren, optimaliseren en standaardiseren. Ze maken het mogelijk om de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken.

Een workflowdiagram, of stroomdiagram, is een visuele weergave van de stappen die nodig zijn om een specifieke taak of proces te voltooien. Er zijn verschillende soorten workflows die geschikt zijn voor uiteenlopende behoeften, en het creëren ervan omvat specifieke stappen, van het kiezen van tools tot het valideren van het diagram.

De voordelen van deze diagrammen zijn onder meer tijdsbesparing, vermindering van fouten, verhoogde transparantie en continue verbetering. Tools zoals monday.com vergemakkelijken het maken en beheren van workflows, met geavanceerde functies voor automatisering en prestatiemonitoring.

Bij SMC Consulting, een gecertificeerde monday.com-partner, begeleiden wij u bij het optimaliseren van uw werkprocessen. Wij bieden gepersonaliseerd advies en op maat gemaakte oplossingen om uw interne processen te verbeteren en uw succes te garanderen.