GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk
Overzicht
De GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk is bedoeld voor bedrijven die verplicht zijn om te voldoen aan de EU GDPR-regelgeving.
De GDPR-nalevingsapp voor Freshdesk is een krachtig hulpmiddel ontworpen om automatisch contacten en hun gerelateerde tickets in Freshdesk te verwijderen op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. Deze instructies zullen u door het proces leiden van het creëren van regels en voorwaarden om u te helpen uw contacten en hun gerelateerde gegevens beter te beheren.
Belangrijkste voordelen voor Freshdesk-gebruikers:
Tijdbesparend: u kunt het proces voor het verwijderen van ongewenste contacten en gerelateerde tickets automatiseren, wat u tijd en moeite bespaart. Voorbeeld: de app kan de contacten en hun gerelateerde gegevens automatisch verwijderen nadat een specifieke tijd is verstreken.
Verhoogde gegevensbeveiliging: Door automatisch contacten en gerelateerde gegevens (tickets en documenten) te verwijderen die niet langer nodig zijn, kunt u de hoeveelheid persoonlijke gegevens die in Freshdesk, uw helpdesksysteem, wordt opgeslagen verminderen, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.
GDPR-naleving: Door regels in te stellen om automatisch contacten en tickets te verwijderen op basis van specifieke voorwaarden, kunt u ervoor zorgen dat uw helpdesksysteem GDPR-conform is.
Aanpasbare regels: u kunt aangepaste regels creëren op basis van verschillende criteria, waardoor u de app kunt afstemmen op uw specifieke behoeften.
Verbeterde prestaties: Door onnodige gegevens te verwijderen, kunt u de prestaties van Freshdesk verbeteren door de laadtijd te verminderen en het voor agenten gemakkelijker te maken om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Betere klantervaring: Door uw helpdesksysteem overzichtelijk te houden, kunt u een betere ervaring bieden aan uw klanten, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om de ondersteuning te krijgen die ze nodig hebben.
Hoe te installeren?
- Klik op de knop Installeren
- Voer het Freshdesk-domein in (zonder https:// en .freshdesk.com) en de API-sleutel en klik op Verifiëren om de inloggegevens te valideren.
- Klik op de knop Installeren om de app te installeren
- U wordt doorgestuurd naar de pagina voor het aanmaken van regels om de regels voor het verwijderen van contacten en tickets in te stellen.
Instructies
De app heeft twee hoofdsecties: Regelcreatie en Uitzonderingsregels toevoegen.
- De sectie Regelcreatie stelt u in staat om regels te maken die van toepassing zijn op ticketvoorwaarden.
- De sectie Globale regelinstellingen stelt u in staat om het standaard verwijdergedrag te configureren voor alle regels die in de app zijn gemaakt.
- Definitief verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en hun gerelateerde tickets permanent uit Freshdesk verwijderd. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Deze optie wordt aanbevolen als u wilt verzekeren dat contacten en tickets volledig uit uw systeem worden verwijderd.
- Zacht verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en hun gerelateerde tickets gemarkeerd als verwijderd, maar blijven ze voor een bepaalde periode in het systeem voordat ze permanent worden verwijderd. Deze optie wordt aanbevolen als u verwijderde gegevens binnen een bepaalde tijdsperiode wilt kunnen herstellen.
Opmerking: Het standaard verwijdergedrag dat is ingesteld in de Globale regelinstellingen zal van toepassing zijn op alle regels die voor en na de wijziging zijn gemaakt. Als u het standaard verwijdergedrag wijzigt, heeft dit geen invloed op contacten en tickets die al zijn verwijderd.
2. Sectie individuele regelinstellingen: U kunt parameters selecteren zoals de Groep, Type en Duur van het ticket om te bepalen wanneer een contact zal worden verwijderd. We hebben onlangs een nieuwe parameter geïntroduceerd, namelijk Contact behouden. Daarnaast kunt u een Ticketstatusvoorwaarde kiezen die specificeert of de regel van toepassing is op tickets die zijn gesloten sinds hun aanmaak of gesloten sinds hun laatste update.
U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle contacten met tickets toegewezen aan Groep X verwijdert na 2 dagen vanaf hun laatste update.
- Ticketstatusvoorwaarde:
U kunt kiezen uit een van de volgende Ticketstatusvoorwaarden om te bepalen wanneer een regel moet worden toegepast:
Sinds gesloten: Deze voorwaarde telt de verstreken tijd vanaf het laatst gesloten ticket. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, gesloten zijn.
Als u bijvoorbeeld Sinds gesloten kiest en de Duur instelt op 2 dagen, wordt de regel alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld gesloten zijn en het 2 dagen geleden is sinds het laatste ticket werd gesloten. Als er tijdens deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er een ticket open blijft, wordt de regel niet toegepast.
Sinds aangemaakt: Deze voorwaarde telt de verstreken tijd vanaf het laatst aangemaakte ticket. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, gesloten zijn.
Stel bijvoorbeeld dat u alle contacten wilt verwijderen die tickets hebben toegewezen aan Groep X en Type Y, en die geen activiteit hebben gehad gedurende 5 dagen sinds de aanmaak van hun laatste ticket. Om dit te bereiken, zou u een regel maken met de volgende parameters:
- Groep: x
- Type: y
- Duur: 5 dagen
- Ticketstatusvoorwaarde: Sinds aangemaakt
- Contact behouden: Nee
Deze regel zal alle contacten verwijderen die tickets hebben toegewezen aan Groep X en Type Y en die geen activiteit hebben gehad gedurende 5 dagen sinds de aanmaak van hun laatste ticket. De app zal alle tickets controleren die aan het contact zijn gekoppeld, en als ze allemaal gesloten zijn en het 5 dagen geleden is sinds de aanmaak van het laatste ticket, zal het contact worden verwijderd samen met de gerelateerde tickets.
Houd er rekening mee dat als er tijdens deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er een ticket open blijft, de regel niet zal worden toegepast.
- Tijdslimiet:
U kunt een maximale tijdslimiet instellen voor het verwijderen van contacten. De tijdslimiet kan worden ingesteld tot 4 jaar.
- Regel voor het behouden van contacten:
Deze regel bepaalt of een contact moet worden behouden of verwijderd na specifieke acties binnen het systeem. Dit kan bedrijven helpen om de tickets te verwijderen maar de contacten te behouden.
- Ja: Door “Ja” te selecteren, betekent dit dat het contact in het systeem zal worden bewaard, waardoor hun informatie beschikbaar blijft voor toekomstig gebruik of referentie.
- Nee: Door “Nee” te selecteren, kan het contact worden verwijderd op basis van de gekozen criteria. Let echter op dat zelfs als het contact wordt verwijderd, de agent die aan het contact is gekoppeld altijd behouden blijft.
Dit is een voorbeeld van hoe u een regel toevoegt met de volgende parameters:
Selecteer de regels:
Klik op Opslaan om de regel toe te voegen.
We raden u aan zorgvuldig te overwegen welke optie het beste is voor uw organisatie voordat u een keuze maakt.
De combinatie van verschillende regels wordt niet toegepast op hetzelfde contact. Elke regel werkt onafhankelijk.
Als een contact meer dan één type ticket heeft of als tickets tot meer dan één groep behoren, kunnen meerdere types en groepen binnen dezelfde regel worden toegevoegd.
Als u een regel wilt toepassen op een andere set voorwaarden, moet u een nieuwe regel aanmaken.
In het geval van een conflict tussen twee regels (één voor het verwijderen en één voor het behouden van het contact), krijgt het behouden van het contact de voorkeur.
Let op dat om een Tag als uitzondering toe te voegen, de Tag in het systeem moet bestaan en moet zijn toegevoegd aan het profiel van het contact. U kunt meerdere tags toevoegen, gescheiden door een komma.
Om de app te gebruiken, maakt u eenvoudigweg uw regels en uitzonderingen aan, slaat u uw wijzigingen op en activeert u de app. De app zal dan automatisch alle contacten verwijderen die voldoen aan de criteria in uw regels, maar alleen als alle tickets overeenkomen met de regelvoorwaarden en uitzonderingsregels. Bedankt voor het gebruik van de Auto-Delete Contacts app om uw Freshdesk workflow te stroomlijnen!
Voorbeelden van gebruiksscenario's:
- Een bedrijf wil alle contacten en hun gerelateerde tickets verwijderen die meer dan 6 maanden geen activiteit hebben gehad, behalve die met de tag “VIP”. Ze kunnen een regel maken met een duur van 180 dagen of 6 maanden en een uitzondering toevoegen voor de tag “VIP”.
- Een bedrijf wil automatisch alle contacten en tickets verwijderen die aan een specifieke groep zijn toegewezen, behalve die welke aan een bepaald teamlid zijn toegewezen. Ze kunnen een regel maken met de geselecteerde groep en een uitzondering toevoegen voor het e-mailadres van het teamlid.
- Een supportteam wil automatisch alle contacten en tickets verwijderen die van een bepaald type zijn, maar ze willen degene behouden die een open ticket hebben. Ze kunnen een regel maken met het geselecteerde type en een uitzondering toevoegen voor elk contact dat een open ticket heeft.
Veelgestelde vragen
De app zal automatisch contacten en hun gerelateerde tickets verwijderen op basis van regels die u instelt. Het kan u helpen uw contactlijst schoon en georganiseerd te houden.
Ja, de app is ontworpen om GDPR-compliant te zijn. Hij slaat geen gegevens op en biedt opties om contacten te behouden die uitzonderingen hebben op basis van hun tag, e-mail of bedrijf.
U kunt regels maken op basis van de toegewezen groep en/of het type ticket, evenals de duur sinds het aanmaken of sluiten van een ticket.
Nee, als u een regelcombinatie wilt hebben voor hetzelfde contact, kunt u een regel maken die alle opties bevat, zoals verschillende groepen en tickettypes die van toepassing zijn op hetzelfde contact.
Ja, u kunt uitzonderingen toevoegen op basis van de tag, e-mail of het bedrijf van een contact om te voorkomen dat deze wordt verwijderd.
U kunt de duur instellen tot maximaal 90 dagen.
Harde verwijdering zal het contact en alle gerelateerde tickets permanent verwijderen, terwijl zachte verwijdering ze als verwijderd zal markeren maar voor een bepaalde periode in het systeem zal houden.
Ja, u kunt de globale instellingen wijzigen om definitief of zacht verwijderen toe te passen op alle regels.
De uitzonderingsregel krijgt voorrang en het contact zal niet worden verwijderd.
Alleen als de globale optie voor harde verwijdering op Nee staat. Als de instelling voor harde verwijdering op Ja staat, kunnen de contacten en tickets niet worden teruggehaald zodra ze zijn verwijderd.
Bedankt voor het gebruik van de Auto-Delete Contacts app om uw Freshdesk workflow te stroomlijnen!
Vraag een demo aan
Neem vandaag nog contact op met ons team van experts. Of u nu een vraag heeft, ondersteuning nodig heeft of wilt samenwerken, wij staan voor u klaar. Vul het onderstaande formulier in en wij nemen spoedig contact met u op.
