AVG-nalevingsapp voor Freshdesk
Overzicht
De AVG-compliance-app Voor Freshdesk is bedoeld voor bedrijven die verplicht zijn te voldoen aan de EU AVG-regelgeving
De GDPR Compliance App voor Freshdesk is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om automatisch contacten en hun gerelateerde tickets te verwijderen Freshdesk op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. De volgende instructies begeleiden u bij het configureren van deze regels, zodat u contacten en hun gegevens efficiënter en effectiever kunt beheren in overeenstemming met de AVG-vereisten.
Belangrijkste voordelen voor Freshdesk gebruikers:
Tijd besparen: u kunt het proces van het verwijderen van ongewenste contacten en gerelateerde tickets automatiseren, wat u tijd en moeite bespaart. Voorbeeld: de app kan de contacten en hun gerelateerde gegevens automatisch verwijderen nadat een bepaalde tijd is verstreken.
Verhoogde gegevensbeveiliging: Door automatisch contacten en gerelateerde gegevens (tickets en documenten) te verwijderen die niet langer nodig zijn, kunt u de hoeveelheid persoonlijke gegevens die is opgeslagen in Freshdesk, uw helpdesksysteem, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.
GDPR naleving: Door regels in te stellen om contacten en tickets automatisch te verwijderen op basis van specifieke voorwaarden, kunt u ervoor zorgen dat uw helpdesksysteem AVG-compatibel is.
Aanpasbare regels: u kunt aangepaste regels maken op basis van verschillende criteria, zodat u de app kunt afstemmen op uw specifieke behoeften.
Verbeterde prestatie: Door onnodige gegevens te verwijderen, kunt u de prestaties van uw computer verbeteren Freshdesk het verminderen van de laadtijd en het gemakkelijker maken voor agenten om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Betere klantervaring: Door uw helpdesksysteem overzichtelijk te houden, kunt u uw klanten een betere ervaring bieden, waardoor ze gemakkelijker de ondersteuning kunnen krijgen die ze nodig hebben.
Hoe installeren?
- Klik op de knop Installeren
- Voer de API-sleutel in en klik op Verifiëren om de inloggegevens te valideren.
- Klik op de knop Installeren om de app te installeren
- U wordt doorverwezen naar de pagina voor het maken van regels om de regels in te stellen voor het verwijderen van contacten en tickets.
Instructies
De app heeft twee hoofdonderdelen: Ticketregels en Contactregels.
- Ticketregels In dit gedeelte kunt u voorwaarden definiëren die, wanneer eraan wordt voldaan, automatisch de verwijdering van de bijbehorende tickets activeren.
- Sectie Individuele regelinstellingen: U kunt parameters zoals de groep, het type, de tags en de ticketduur selecteren om te bepalen wanneer een ticket wordt verwijderd. Daarnaast kunt u een ticketstatusvoorwaarde kiezen die aangeeft of de regel van toepassing is op tickets die zijn gesloten sinds ze zijn aangemaakt of sinds hun laatste update.
NB: Het maximum aantal regels dat kan worden gemaakt, is beperkt tot 10.
U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle tickets die aan Groep X zijn toegewezen, 2 dagen na hun laatste update worden verwijderd.
- Voorwaarde ticketstatus:
U kunt een van de volgende ticketstatusvoorwaarden kiezen om te bepalen wanneer een regel moet worden toegepast:
Sinds gesloten: Deze voorwaarde telt de tijd die is verstreken sinds het laatste ticket dat is gesloten. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten.
Als u bijvoorbeeld Sinds gesloten kiest en de Duur tot 2 dagen, de regel zal alleen worden toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld zijn gesloten en het is al 2 dagen Sinds het laatste ticket is gesloten. Als er in deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of een ticket open blijft staan, wordt de regel niet toegepast.
Sinds aangemaakt: Deze voorwaarde telt de tijd die is verstreken sinds het laatste ticket dat is aangemaakt. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten.
Stel bijvoorbeeld dat u alle tickets wilt verwijderen die zijn toegewezen aan Groep X en Type Y, en dat u daarvoor geen activiteit hebt gehad. 5 dagen sinds de schepping van hun laatste ticket. Om dit te bereiken, maakt u een regel met de volgende parameters:
- Groep: X
- Type: Y
- Duur: 5 dagen
- Voorwaarde ticketstatus: Sinds de oprichting
Met deze regel worden alle tickets verwijderd die zijn toegewezen aan Groep X en Type Y en waarvoor geen activiteit is geweest. 5 dagen sinds de schepping van hun laatste ticket. De app controleert alle tickets die aan de contactpersoon zijn gekoppeld en of ze allemaal gesloten zijn en of het is 5 dagen sinds de schepping van het laatste ticket, wordt het contact samen met de bijbehorende tickets verwijderd.
Houd er rekening mee dat de regel niet wordt toegepast als er in deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er nog een ticket openstaat.
Tijdslimiet:
U kunt een maximale tijdslimiet instellen voor het verwijderen van contacten. De tijdslimiet kan worden ingesteld op 4 jaar.
- Sectie Contactregels Hiermee kunt u het standaardcontactverwijderingsgedrag configureren voor alle regels die in de app zijn gemaakt.
Houd contactregel:
Deze regel bepaalt of een contact behouden of verwijderd moet worden na specifieke acties binnen het systeem. Dit kan bedrijven helpen om de tickets te verwijderen, maar de contacten te behouden.
- Ja: Als u “Ja” selecteert, blijft het contact in het systeem staan. Zo blijft de informatie beschikbaar voor toekomstig gebruik of referentie.
- Nee: Als u 'Nee' selecteert, wordt het contact verwijderd op basis van de gekozen criteria. Houd er echter rekening mee dat, zelfs als het contact wordt verwijderd, de bijbehorende agent altijd behouden blijft.
Er zijn twee criteria beschikbaar als u 'Nee' selecteert voor Contact houden:
- Hard verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en de bijbehorende tickets permanent verwijderd uit Freshdesk. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Deze optie wordt aanbevolen als u ervoor wilt zorgen dat contacten en tickets volledig van uw systeem worden verwijderd.
- Zacht verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en de bijbehorende tickets gemarkeerd als verwijderd, maar blijven ze nog een tijdje in het systeem staan voordat ze definitief worden verwijderd. Deze optie wordt aanbevolen als u verwijderde gegevens binnen een bepaalde tijd wilt kunnen herstellen.
Opmerking: Het standaard verwijdergedrag dat in de contactregels is ingesteld, is van toepassing op alle regels die vóór en na de wijziging zijn gemaakt. Als u het standaard verwijdergedrag wijzigt, heeft dit geen invloed op reeds verwijderde contacten en tickets.
Contactpersoon verwijderen na x duur:
Als u ervoor kiest om het contact te verwijderen (de optie Contact behouden staat op "Nee"), kunt u het tijdsinterval configureren waarna een contact automatisch wordt verwijderd zodra alle bijbehorende tickets zijn verwijderd en er geen open tickets meer aan het contact zijn gekoppeld. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Onmiddellijk
- 30 dagen
- 60 dagen
- 90 dagen
Dit is een voorbeeld van hoe u een regel kunt toevoegen met de volgende parameters:
Selecteer de ticketregels:
Klik op Opslaan om de regel toe te voegen.
Wij adviseren u om zorgvuldig te overwegen welke optie het beste bij uw organisatie past, voordat u een keuze maakt.
De combinatie van verschillende regels wordt niet op hetzelfde contact toegepast. Elke regel werkt onafhankelijk.
Als een contactpersoon meer dan één type ticket heeft of als tickets tot meer dan één groep behoren, kunnen meerdere typen en groepen binnen dezelfde regel worden toegevoegd.
Als u een regel op een andere reeks voorwaarden wilt toepassen, moet u een nieuwe regel maken.
Selecteer de contactregels:
Uitzonderingsregels toevoegen sectie kunt u uitzonderingen toevoegen die ervoor zorgen dat een contactpersoon en de bijbehorende tickets niet worden verwijderd. U kunt ervoor kiezen om een contactpersoon te behouden door een tag, e-mail of bedrijf toe te voegen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld bij een specifiek bedrijf hoort, kunt u dat bedrijf toevoegen aan de uitzonderingsregels en worden die contactpersoon en de bijbehorende tickets niet verwijderd.
Let op: om een Tag als uitzondering toe te voegen, moet de Tag in het systeem bestaan en aan het profiel van het contact worden toegevoegd. U kunt meerdere tags toevoegen, gescheiden door een komma.
Om de app te gebruiken, maakt u eenvoudig uw regels en uitzonderingen aan, slaat u uw wijzigingen op en activeert u de app. De app verwijdert vervolgens automatisch alle contacten die voldoen aan de criteria in uw regels, maar alleen als alle tickets voldoen aan de regelvoorwaarden en uitzonderingsregels.
Voorbeelden van gebruiksgevallen:
Gebruiksscenario 1: Inactieve contacten opschonen, VIP's beschermen
Scenario: Een bedrijf wil alle inactieve contacten en hun vraaggerelateerde tickets die behoren tot de escalatiegroep permanent verwijderen na 6 maanden geen activiteit hebben, maar VIP-klanten behouden, ongeacht de inactiviteit.
Doel: Verwijder contacten en tickets zonder activiteit voor dan 180 dagen, behalve die met de tag “VIP.”
Configuratie ticketregels:
- Type: Vraag
- Duur: 180 dagen
- Groep/Type: Escalaties
- Statusconditie: Sinds de oprichting of sinds de sluiting
- Ticketdetectiemodus: Toepassen op een enkel ticket of Toepassen op alle tickets
Configuratie van contactregels:
- Blijf in contact: Nee
- Verwijderen Type: Hard verwijderen
- Uitzonderingsregels: Label = "VIP"
- Verwijderen na: Optionele vertraging (onmiddellijk, 30, 60 of 90 dagen na verwijdering van het ticket)
Resultaat:
Alle niet-VIP-contacten die de afgelopen 6 maanden niet actief zijn geweest, worden direct of met een bepaalde vertraging verwijderd, afhankelijk van uw contactregel. VIP-contacten worden nooit verwijderd vanwege de uitzonderingsregel.
Gebruiksscenario 2: Contacten uit een specifieke groep verwijderen, een belangrijk teamlid uitsluiten
Scenario: Een bedrijf wil oude contacten en tickets die door een specifieke supportgroep zijn afgehandeld automatisch verwijderen, maar de cases die door een specifiek teamlid zijn afgehandeld, behouden voor rapportage of verantwoording.
Doel: Schoon ondersteuningsgegevens op per groep, maar behoud het werk van belangrijk personeel.
Configuratie ticketregels:
- Type: Elke
- Groep: Selecteer de doelgroep (bijvoorbeeld “Locatie Camping”)
- Duur: Bijvoorbeeld 90 dagen
- Statusconditie: Sinds de oprichting of sinds de sluiting
- Ticketdetectiemodus: Toepassen op een enkel ticket of Toepassen op alle tickets
Configuratie van contactregels:
- Blijf in contact: Nee
- Verwijderen Type: Zacht verwijderen (aanbevolen voor tijdelijk herstel)
- Verwijderen na: 30 dagen
- Uitzonderingsregel: E-mail = [e-mailadres van het teamlid]
Resultaat:
Het systeem verwijdert inactieve contactpersonen die aan die groep zijn gekoppeld, maar slaat automatisch alle contactpersonen over waarvoor de opgegeven agent ten minste één ticket heeft afgehandeld.
Gebruiksscenario 3: Verwijderen op tickettype, contacten met open tickets behouden
Scenario: Een ondersteuningsteam wil oude tickets en contacten van het type Incident verwijderen die zijn verwijderd. 60 dagen gesloten.
Doel: Ruim opgeloste incidentaanvragen regelmatig op, maar bemoei je nooit met lopende zaken.
Configuratie ticketregels:
- Type: Incident
- Groep: Elke
- Duur: 60 dagen
- Statusconditie: Sinds gesloten
Configuratie van contactregels:
- Blijf in contact: Nee
- Verwijderen Type: Hard verwijderen (omdat dit contacten met een lagere prioriteit zijn)
- Verwijderen na: Onmiddellijk of na een korte vertraging (bijv. 30 dagen)
- Uitzonderingsregel: Niet vereist — contacten met open tickets worden automatisch uitgesloten
Resultaat:
Contacten met gesloten feedbacktickets ouder dan 60 dagen zijn volledig verwijderd, maar alle contacten met open tickets blijven veilig onaangeroerd, zodat actieve ondersteuningsthreads niet verloren gaan.
FAQ - Veel Gestelde Vragen
De app verwijdert automatisch contacten en hun gerelateerde tickets op basis van de regels die u instelt. Het kan u helpen uw contactenlijst schoon en georganiseerd te houden.
Ja, de app is ontworpen om te voldoen aan de AVG. Het slaat geen gegevens op en biedt opties om contacten te behouden die uitzonderingen hebben op basis van hun tag, e-mail of bedrijf.
U kunt regels maken op basis van de toegewezen groep en/of het type ticket, evenals de duur sinds het aanmaken of sluiten van een ticket.
Nee, als u een regelcombinatie voor hetzelfde contact wilt hebben, kunt u een regel maken die alle opties bevat, zoals verschillende groepen en tickettypen die op hetzelfde contact van toepassing zijn.
Ja, u kunt uitzonderingen toevoegen op basis van de tag, het e-mailadres of het bedrijf van een contactpersoon om te voorkomen dat deze worden verwijderd.
U kunt de duur instellen op maximaal 90 dagen.
Bij harde verwijdering worden de contactpersoon en alle gerelateerde tickets permanent verwijderd, terwijl bij zachte verwijdering ze als verwijderd worden gemarkeerd, maar ze gedurende een bepaalde periode in het systeem blijven staan.
De uitzonderingsregel heeft voorrang en het contact wordt niet verwijderd.
Alleen als de globale optie hard delete is als Nee. Als de geselecteerde instelling hard delete is als Ja, kunnen de contacten en tickets, zodra ze zijn verwijderd, niet meer worden teruggehaald.
Nee, alleen gesloten tickets worden verwijderd.
De verwijderregel wordt gereset en wordt pas toegepast als alle tickets weer gesloten zijn.
Ja, schakel gewoon de optie ‘Contact behouden’ in.
Maximaal 10 regels.
Ja, u kunt regels op elk moment bijwerken of verwijderen.
Ja, nadat u ze hebt ingesteld en opgeslagen, worden ze op de achtergrond uitgevoerd.
Nee, de app slaat geen gegevens op.
Alle automatische verwijderingen worden onmiddellijk gestopt.
Bedankt dat u de app Automatisch contacten verwijderen gebruikt om uw contacten te stroomlijnen. Freshdesk werkstroom!
Boek een adviesgesprek
Maak vandaag nog contact met ons team van experts. Of u nu een vraag heeft, ondersteuning nodig heeft of met ons wilt samenwerken: wij zijn er om u te helpen. Vul het onderstaande formulier in en we nemen binnenkort contact met u op.
