AVG-nalevingsapp voor Freshdesk

Overzicht

De AVG-compliance-app voor Freshdesk is bedoeld voor bedrijven die verplicht zijn om te voldoen aan de EU AVG-regelgeving. De AVG Compliance App For Freshdesk is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om automatisch contacten en hun gerelateerde tickets te verwijderen Freshdesk op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. Deze instructies begeleiden u bij het opstellen van regels en voorwaarden, zodat u uw contacten en de bijbehorende gegevens beter kunt beheren. Belangrijkste voordelen voor Freshdesk gebruikers:

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

Tijd besparen: u kunt het proces van het verwijderen van ongewenste contacten en gerelateerde tickets automatiseren, waardoor u tijd en moeite bespaart. Voorbeeld: de app kan de contacten en de bijbehorende gegevens automatisch verwijderen nadat een bepaalde tijd is verstreken.

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

Verhoogde gegevensbeveiliging: Door automatisch contacten en gerelateerde gegevens (tickets en documenten) te verwijderen die niet langer nodig zijn, kunt u de hoeveelheid persoonlijke gegevens die is opgeslagen in Freshdesk, uw helpdesksysteem, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

GDPR naleving: Door regels in te stellen om contacten en tickets automatisch te verwijderen op basis van specifieke voorwaarden, kunt u ervoor zorgen dat uw helpdesksysteem AVG-compatibel is.

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

Aanpasbare regels: u kunt aangepaste regels maken op basis van verschillende criteria, zodat u de app kunt afstemmen op uw specifieke behoeften.

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht
AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

Verbeterde prestatie: Door onnodige gegevens te verwijderen, kunt u de prestaties van uw computer verbeteren Freshdesk het verminderen van de laadtijd en het gemakkelijker maken voor agenten om de informatie te vinden die ze nodig hebben.

AVG-nalevingsapp voor Freshdesk Overzicht

Betere klantervaring: Door uw helpdesksysteem overzichtelijk te houden, kunt u uw klanten een betere ervaring bieden, waardoor ze gemakkelijker de ondersteuning kunnen krijgen die ze nodig hebben.

Hoe installeren?

  • Klik op de knop Installeren
  • Voer de Freshdesk domein (zonder https:// en .freshdesk.com) en API-sleutel en klik op Verifiëren om de inloggegevens te valideren.
  • Klik op de knop Installeren om de app te installeren
  • U wordt doorverwezen naar de pagina voor het maken van regels om de regels in te stellen voor het verwijderen van contacten en tickets.
Hoe te installeren - AVG-nalevingsapp voor Freshdesk

Instructies

De app heeft twee hoofdsecties: Regels maken en Uitzonderingsregels toevoegen.
  1. Regel creatie sectie kunt u regels maken die van toepassing zijn op ticketvoorwaarden. U kunt de groep, het type en de duur van het ticket selecteren om te bepalen wanneer een contact wordt verwijderd. Daarnaast kunt u een Ticketstatusvoorwaarde kiezen die specificeert of de regel van toepassing is op tickets die zijn gesloten sinds ze zijn gemaakt of gesloten sinds hun laatste update. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle contacten verwijdert met tickets die zijn toegewezen aan Groep X 2 dagen na hun laatste update.
Instructies​ - AVG-nalevingsapp voor Freshdesk

Voorwaarde ticketstatus:

U kunt een van de volgende ticketstatusvoorwaarden kiezen om te bepalen wanneer een regel moet worden toegepast: Sinds gesloten: deze voorwaarde telt de tijd die is verstreken sinds het laatste ticket werd gesloten. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten. Als u bijvoorbeeld Sinds gesloten kiest en de Duur instelt op 2 dagen, wordt de regel alleen toegepast als alle tickets die aan de contactpersoon zijn gekoppeld, zijn gesloten en het 2 dagen geleden is dat het laatste ticket werd gesloten. Als er gedurende deze tijd een nieuw ticket wordt aangemaakt of als een ticket open blijft, wordt de regel niet toegepast. Sinds aangemaakt: Deze voorwaarde telt de verstreken tijd vanaf het laatste aangemaakte ticket. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten. Stel dat u bijvoorbeeld alle contactpersonen wilt verwijderen waarvoor tickets zijn toegewezen aan Groep X en Type Y, en die gedurende vijf dagen geen enkele activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. Om dit te bereiken, maakt u een regel met de volgende parameters:
  • Groep: X
  • Type: Y
  • Duur: 5 dagen
  • Ticketstatus Voorwaarde: sinds gemaakt
Deze regel verwijdert alle contacten met tickets toegewezen aan Groep X en Type Y en die gedurende 5 dagen geen activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. De app controleert alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, en als ze allemaal gesloten zijn en het vijf dagen geleden is dat het laatste ticket is aangemaakt, wordt het contact samen met de bijbehorende tickets verwijderd. Houd er rekening mee dat als er gedurende deze tijd een nieuw ticket wordt aangemaakt of als een ticket open blijft, de regel niet wordt toegepast. Tijdslimiet: U kunt een maximale tijdslimiet instellen voor het verwijderen van contacten. De termijn kan worden ingesteld op maximaal 5 dagen of 90 maanden.
  • Globale regel instellen sectie kunt u het standaard verwijdergedrag configureren voor alle regels die in de app zijn gemaakt.
Global Rule Setup - AVG-nalevingsapp voor Freshdesk
  • Hard verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en hun gerelateerde tickets permanent verwijderd Freshdesk. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Deze optie wordt aanbevolen als u ervoor wilt zorgen dat contacten en tickets volledig van uw systeem worden verwijderd.
  • Zacht verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en hun gerelateerde tickets gemarkeerd als verwijderd, maar ze blijven een bepaalde tijd in het systeem voordat ze permanent worden verwijderd. Deze optie wordt aanbevolen als u verwijderde gegevens binnen een bepaalde tijd wilt kunnen herstellen.
Ticketstatus Conditie
Note: Het standaard verwijdergedrag dat is ingesteld in de Algemene regelinstellingen is van toepassing op alle regels die vóór en na de wijziging zijn gemaakt. Als u het standaard verwijdergedrag wijzigt, heeft dit geen invloed op contacten en tickets die al zijn verwijderd. Wij raden u aan zorgvuldig te overwegen welke optie het beste is voor uw organisatie voordat u een keuze maakt. De combinatie van verschillende regels wordt niet toegepast op hetzelfde contact.
Elke regel werkt onafhankelijk. Als een contactpersoon meer dan één type ticket heeft of als een ticket tot meer dan één groep behoort, kunnen binnen dezelfde regel meerdere typen en groepen worden toegevoegd. Als u een regel op een andere reeks voorwaarden wilt toepassen, moet u een nieuwe regel maken. In het geval van een conflict tussen twee regels (één voor het verwijderen en één voor het behouden van het contact), heeft het behouden van het contact voorrang.
2. Voeg uitzonderingsregels toe sectie kunt u uitzonderingen toevoegen die ervoor zorgen dat een contactpersoon en de bijbehorende tickets niet worden verwijderd. U kunt ervoor kiezen om een ​​contactpersoon te behouden door een tag, e-mail of bedrijf toe te voegen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld bij een specifiek bedrijf hoort, kunt u dat bedrijf toevoegen aan de uitzonderingsregels en worden die contactpersoon en de bijbehorende tickets niet verwijderd.
Ticketstatus Conditie

Houd er rekening mee dat om bij wijze van uitzondering een Tag toe te voegen, de Tag in het systeem moet bestaan ​​en moet worden toegevoegd aan het profiel van de contactpersoon. U kunt meerdere tags toevoegen, gescheiden door een komma. Om de app te gebruiken, maakt u eenvoudig uw regels en uitzonderingen aan, slaat u uw wijzigingen op en activeert u de app. De app verwijdert vervolgens automatisch alle contacten die voldoen aan de criteria in uw regels, maar alleen als alle tickets voldoen aan de regelvoorwaarden en uitzonderingsregels. Bedankt dat u de app Contacten automatisch verwijderen gebruikt om uw gegevens te stroomlijnen Freshdesk werkstroom!

Voorbeelden van gebruiksgevallen:

  • Een bedrijf wil alle contacten en hun gerelateerde tickets verwijderen die meer dan 6 maanden geen activiteit hebben gehad, behalve degenen die de "VIP" -tag hebben. Ze kunnen een regel maken met een duur van 180 dagen of 6 maanden en een uitzondering toevoegen voor de “VIP”-tag.
  • Een bedrijf wil automatisch alle contacten en tickets verwijderen die zijn toegewezen aan een specifieke groep, behalve degene die zijn toegewezen aan een bepaald teamlid. Ze kunnen een regel maken met de geselecteerde groep en een uitzondering toevoegen voor het e-mailadres van het teamlid.
  • Een ondersteuningsteam wil automatisch alle contacten en tickets van een bepaald type verwijderen, maar ze willen degenen met een open ticket behouden. Ze kunnen een regel maken met het geselecteerde type en een uitzondering toevoegen voor elk contact dat een open ticket heeft.

Vaak Gevraagde vraag

De app verwijdert automatisch contacten en hun gerelateerde tickets op basis van de regels die u instelt. Het kan u helpen uw contactenlijst schoon en georganiseerd te houden.

Ja, de app is ontworpen om te voldoen aan de AVG. Het slaat geen gegevens op en biedt opties om contacten te behouden die uitzonderingen hebben op basis van hun tag, e-mail of bedrijf.

U kunt regels maken op basis van de toegewezen groep en/of het type ticket, evenals de duur sinds het aanmaken of sluiten van een ticket.

Nee, als u een regelcombinatie voor hetzelfde contact wilt hebben, kunt u een regel maken die alle opties bevat, zoals verschillende groepen en tickettypen die op hetzelfde contact van toepassing zijn.

 Ja, u kunt uitzonderingen toevoegen op basis van de tag, het e-mailadres of het bedrijf van een contactpersoon om te voorkomen dat deze worden verwijderd.

U kunt de duur instellen op maximaal 90 dagen.

Bij harde verwijdering worden de contactpersoon en alle gerelateerde tickets permanent verwijderd, terwijl bij zachte verwijdering ze als verwijderd worden gemarkeerd, maar ze gedurende een bepaalde periode in het systeem blijven staan.

Ja, u kunt de algemene instellingen wijzigen om harde of zachte verwijdering op alle regels toe te passen.

De uitzonderingsregel heeft voorrang en het contact wordt niet verwijderd.

Alleen als de globale optie hard delete is als Nee. Als de geselecteerde instelling hard delete is als Ja, kunnen de contacten en tickets, zodra ze zijn verwijderd, niet meer worden teruggehaald.

Veelgestelde Vragen / FAQ

Vraag een demo aan

Maak vandaag nog contact met ons team van experts. Of u nu een vraag heeft, ondersteuning nodig heeft of met ons wilt samenwerken: wij zijn er om u te helpen. Vul het onderstaande formulier in en we nemen binnenkort contact met u op.