AVG-nalevingsapp voor Freshdesk
Overzicht
De AVG-compliance-app Voor Freshdesk is bedoeld voor bedrijven die moeten voldoen aan de EU AVG-regelgeving.
De AVG-compliance-app voor Freshdesk is een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om automatisch contacten en hun gerelateerde tickets te verwijderen Freshdesk op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden. Deze instructies begeleiden u door het proces van het maken van regels en voorwaarden om u te helpen uw contacten en hun gerelateerde gegevens beter te beheren.
Belangrijkste voordelen voor Freshdesk gebruikers:
Tijd besparen: u kunt het proces van het verwijderen van ongewenste contacten en gerelateerde tickets automatiseren, wat u tijd en moeite bespaart. Voorbeeld: de app kan de contacten en hun gerelateerde gegevens automatisch verwijderen nadat een bepaalde tijd is verstreken.
Verhoogde gegevensbeveiliging: Door automatisch contacten en gerelateerde gegevens (tickets en documenten) te verwijderen die niet langer nodig zijn, kunt u de hoeveelheid persoonlijke gegevens die is opgeslagen in Freshdesk, uw helpdesksysteem, waardoor het risico op datalekken wordt verkleind.
GDPR naleving: Door regels in te stellen om contacten en tickets automatisch te verwijderen op basis van specifieke voorwaarden, kunt u ervoor zorgen dat uw helpdesksysteem AVG-compatibel is.
Aanpasbare regels: u kunt aangepaste regels maken op basis van verschillende criteria, zodat u de app kunt afstemmen op uw specifieke behoeften.
Verbeterde prestatie: Door onnodige gegevens te verwijderen, kunt u de prestaties van uw computer verbeteren Freshdesk het verminderen van de laadtijd en het gemakkelijker maken voor agenten om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Betere klantervaring: Door uw helpdesksysteem overzichtelijk te houden, kunt u uw klanten een betere ervaring bieden, waardoor ze gemakkelijker de ondersteuning kunnen krijgen die ze nodig hebben.
Hoe installeren?
- Klik op de knop Installeren
- Voer de Freshdesk domein (zonder https:// en .freshdesk.com) en API-sleutel en klik op Verifiëren om de inloggegevens te valideren.
- Klik op de knop Installeren om de app te installeren
- U wordt doorverwezen naar de pagina voor het maken van regels om de regels in te stellen voor het verwijderen van contacten en tickets.
Instructies
De app heeft twee hoofdsecties: Regels maken en Uitzonderingsregels toevoegen.
- Regel creatie In dit gedeelte kunt u regels maken die van toepassing zijn op ticketvoorwaarden.
- Globale regel instellen sectie kunt u het standaard verwijdergedrag configureren voor alle regels die in de app zijn gemaakt.
- Hard verwijderen: Als u deze optie selecteert, worden contacten en de bijbehorende tickets permanent verwijderd uit Freshdesk. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt en de verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Deze optie wordt aanbevolen als u ervoor wilt zorgen dat contacten en tickets volledig van uw systeem worden verwijderd.
- Soft Delete: Als u deze optie selecteert, worden contacten en hun gerelateerde tickets gemarkeerd als verwijderd, maar ze blijven nog een tijdje in het systeem staan voordat ze permanent worden verwijderd. Deze optie wordt aanbevolen als u verwijderde gegevens binnen een bepaald tijdsbestek wilt kunnen herstellen.
Note: Het standaard verwijdergedrag dat is ingesteld in de Global Rule Setup, is van toepassing op alle regels die zijn gemaakt voor en na de wijziging. Als u het standaard verwijdergedrag wijzigt, heeft dit geen invloed op contacten en tickets die al zijn verwijderd.
2. Sectie Individuele regelinstellingen: U kunt parameters selecteren zoals de groep, het type en de duur van het ticket om te bepalen wanneer een contact wordt verwijderd. We hebben onlangs een nieuwe parameter geïntroduceerd, namelijk Keep Contact. Daarnaast kunt u een ticketstatusvoorwaarde kiezen die aangeeft of de regel van toepassing is op tickets die zijn gesloten sinds hun creatie of gesloten sinds hun laatste update.
U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle contactpersonen met tickets die zijn toegewezen aan Groep X, 2 dagen na de laatste update worden verwijderd.
- Voorwaarde ticketstatus:
U kunt een van de volgende ticketstatusvoorwaarden kiezen om te bepalen wanneer een regel moet worden toegepast:
Sinds gesloten: Deze voorwaarde telt de tijd die is verstreken sinds het laatste ticket dat is gesloten. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten.
Als u bijvoorbeeld kiest voor Sinds gesloten en de Duur instelt op 2 dagen, wordt de regel alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten en het 2 dagen geleden is dat het laatste ticket werd gesloten. Als er in deze tijd een nieuw ticket wordt gemaakt of als er een ticket open blijft staan, wordt de regel niet toegepast.
Sinds de oprichting: Deze voorwaarde telt de tijd die is verstreken sinds het laatste ticket dat is aangemaakt. De regel wordt alleen toegepast als alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld, zijn gesloten.
Stel bijvoorbeeld dat u alle contacten wilt verwijderen die tickets hebben toegewezen aan Groep X en Type Y, en die 5 dagen lang geen activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. Om dit te bereiken, zou u een regel maken met de volgende parameters:
- Groep: X
- Type: Y
- Duur: 5 dagen
- Ticketstatus Voorwaarde: sinds gemaakt
- Contact houden: Nee
Deze regel verwijdert alle contacten met tickets die zijn toegewezen aan Groep X en Type Y en die 5 dagen lang geen activiteit hebben gehad sinds de aanmaak van hun laatste ticket. De app controleert alle tickets die aan het contact zijn gekoppeld en als ze allemaal gesloten zijn en het 5 dagen geleden is sinds de aanmaak van het laatste ticket, worden het contact en de bijbehorende tickets verwijderd.
Houd er rekening mee dat de regel niet wordt toegepast als er in deze periode een nieuw ticket wordt aangemaakt of als er nog een ticket openstaat.
- Tijdslimiet:
U kunt een maximale tijdslimiet instellen voor het verwijderen van contacten. De tijdslimiet kan worden ingesteld tot 4 jaar.
- Houd contactregel:
Deze regel bepaalt of een contact behouden of verwijderd moet worden na specifieke acties binnen het systeem. Dit kan bedrijven helpen om de tickets te verwijderen, maar de contacten te behouden.
- Ja:Als u “Ja” selecteert, wordt het contact in het systeem bewaard, zodat de gegevens beschikbaar blijven voor toekomstig gebruik of referentie.
- Nee: Als u "Nee" selecteert, kan het contact worden verwijderd op basis van de gekozen criteria. Houd er echter rekening mee dat zelfs als het contact wordt verwijderd, de agent die aan het contact is gekoppeld, altijd behouden blijft.
Dit is een voorbeeld van hoe u een regel kunt toevoegen met de volgende parameters:
Selecteer de regels:
Klik op Opslaan om de regel toe te voegen.
Wij adviseren u om zorgvuldig te overwegen welke optie het beste bij uw organisatie past, voordat u een keuze maakt.
De combinatie van verschillende regels wordt niet op hetzelfde contact toegepast. Elke regel werkt onafhankelijk.
Als een contactpersoon meer dan één type ticket heeft of als tickets tot meer dan één groep behoren, kunnen meerdere typen en groepen binnen dezelfde regel worden toegevoegd.
Als u een regel op een andere reeks voorwaarden wilt toepassen, moet u een nieuwe regel maken.
In het geval dat er een conflict is tussen twee regels (één voor het verwijderen en één voor het behouden van het contact), heeft het behouden van het contact voorrang.
Let op: om een Tag als uitzondering toe te voegen, moet de Tag in het systeem bestaan en aan het profiel van het contact worden toegevoegd. U kunt meerdere tags toevoegen, gescheiden door een komma.
Om de app te gebruiken, maakt u eenvoudig uw regels en uitzonderingen, slaat u uw wijzigingen op en activeert u de app. De app verwijdert vervolgens automatisch alle contacten die voldoen aan de criteria in uw regels, maar alleen als alle tickets voldoen aan de regelvoorwaarden en uitzonderingsregels. Bedankt voor het gebruiken van de app Automatisch contacten verwijderen om uw Freshdesk werkstroom!
Voorbeelden van gebruiksgevallen:
- Een bedrijf wil alle contacten en hun gerelateerde tickets verwijderen die langer dan 6 maanden geen activiteit hebben gehad, behalve die met de tag "VIP". Ze kunnen een regel maken met een duur van 180 dagen of 6 maanden en een uitzondering toevoegen voor de tag "VIP". uitzondering voor de tag "VIP".
- Een bedrijf wil automatisch alle contacten en tickets verwijderen die zijn toegewezen aan een specifieke groep, behalve degene die zijn toegewezen aan een bepaald teamlid. Ze kunnen een regel maken met de geselecteerde groep en een uitzondering toevoegen voor het e-mailadres van het teamlid.
- Een ondersteuningsteam wil automatisch alle contacten en tickets van een bepaald type verwijderen, maar ze willen degenen met een open ticket behouden. Ze kunnen een regel maken met het geselecteerde type en een uitzondering toevoegen voor elk contact dat een open ticket heeft.
FAQ - Veel Gestelde Vragen
De app verwijdert automatisch contacten en hun gerelateerde tickets op basis van de regels die u instelt. Het kan u helpen uw contactenlijst schoon en georganiseerd te houden.
Ja, de app is ontworpen om te voldoen aan de AVG. Het slaat geen gegevens op en biedt opties om contacten te behouden die uitzonderingen hebben op basis van hun tag, e-mail of bedrijf.
U kunt regels maken op basis van de toegewezen groep en/of het type ticket, evenals de duur sinds het aanmaken of sluiten van een ticket.
Nee, als u een regelcombinatie voor hetzelfde contact wilt hebben, kunt u een regel maken die alle opties bevat, zoals verschillende groepen en tickettypen die op hetzelfde contact van toepassing zijn.
Ja, u kunt uitzonderingen toevoegen op basis van de tag, het e-mailadres of het bedrijf van een contactpersoon om te voorkomen dat deze worden verwijderd.
U kunt de duur instellen op maximaal 90 dagen.
Bij harde verwijdering worden de contactpersoon en alle gerelateerde tickets permanent verwijderd, terwijl bij zachte verwijdering ze als verwijderd worden gemarkeerd, maar ze gedurende een bepaalde periode in het systeem blijven staan.
Ja, u kunt de algemene instellingen wijzigen om harde of zachte verwijdering op alle regels toe te passen.
De uitzonderingsregel heeft voorrang en het contact wordt niet verwijderd.
Alleen als de globale optie hard delete is als Nee. Als de geselecteerde instelling hard delete is als Ja, kunnen de contacten en tickets, zodra ze zijn verwijderd, niet meer worden teruggehaald.
Bedankt dat u de app Automatisch contacten verwijderen gebruikt om uw contacten te stroomlijnen. Freshdesk werkstroom!
Vraag een demo aan
Maak vandaag nog contact met ons team van experts. Of u nu een vraag heeft, ondersteuning nodig heeft of met ons wilt samenwerken: wij zijn er om u te helpen. Vul het onderstaande formulier in en we nemen binnenkort contact met u op.
