Application de conformité RGPD pour Freshdesk
Aperçu
La Application de conformité RGPD Pour Freshdesk est destiné aux entreprises qui ont l'obligation de se conformer à la réglementation RGPD de l'UE.
L'application de conformité RGPD pour Freshdesk est un outil puissant conçu pour supprimer automatiquement les contacts et leurs tickets associés dans Freshdesk en fonction de conditions prédéfinies. Ces instructions vous guideront tout au long du processus de création de règles et de conditions pour vous aider à mieux gérer vos contacts et leurs données associées.
Avantages clés pour Freshdesk Utilisateurs:
Gain de temps: vous pouvez automatiser le processus de suppression des contacts indésirables et des tickets associés, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. Exemple : l'application peut supprimer automatiquement les contacts et leurs données associées après un certain temps.
Augmentation de la sécurité des données: En supprimant automatiquement les contacts et les données associées (billets et documents) qui ne sont plus nécessaires, vous pouvez réduire la quantité de données personnelles stockées dans Freshdesk, votre système d'assistance, réduisant ainsi le risque de violation de données.
Conformité RGPD: En définissant des règles pour supprimer automatiquement les contacts et les tickets en fonction de conditions spécifiques, vous pouvez vous assurer que votre système d'assistance est conforme au RGPD.
Règles personnalisables:vous pouvez créer des règles personnalisées basées sur différents critères, vous permettant d'adapter l'application à vos besoins spécifiques.
Performance améliorée: En supprimant les données inutiles, vous pouvez améliorer les performances de Freshdesk réduisant le temps de chargement et permettant aux agents de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin.
Meilleure expérience client: En gardant votre système d'assistance sans encombrement, vous pouvez offrir une meilleure expérience à vos clients, en leur permettant d'obtenir plus facilement l'assistance dont ils ont besoin.
Comment installer?
- Cliquez sur le bouton Installer
- Entrez le domaine Freshdesk (sans https:// et .freshdesk.com) et la clé API et cliquez sur Verify pour valider les informations d'identification.
- Cliquez sur le bouton Installer pour installer l'application
- Vous serez dirigé vers la page de création de règles pour configurer les règles de suppression des contacts et des tickets.
Instructions
L'application comporte deux sections principales : création de règles et ajout de règles d'exception.
- Création de règles La section vous permet de créer des règles qui s'appliqueront aux conditions des billets.
- Configuration de la règle globale: La section vous permet de configurer le comportement de suppression par défaut pour toutes les règles créées dans l'application.
- Suppression définitive : la sélection de cette option supprimera définitivement les contacts et leurs tickets associés de Freshdesk. Cette action ne peut pas être annulée et les données supprimées ne peuvent pas être récupérées. Cette option est recommandée si vous souhaitez vous assurer que les contacts et les tickets sont complètement supprimés de votre système.
- Suppression logicielle : la sélection de cette option marquera les contacts et leurs tickets associés comme supprimés, mais ils resteront dans le système pendant une période donnée avant d'être définitivement supprimés. Cette option est recommandée si vous souhaitez pouvoir récupérer les données supprimées dans un certain délai.
Notez: Le comportement de suppression par défaut défini dans la configuration des règles globales s'appliquera à toutes les règles créées avant et après la modification. Si vous modifiez le comportement de suppression par défaut, cela n'affectera pas les contacts et les tickets qui ont déjà été supprimés.
2. Section de configuration des règles individuelles : Vous pouvez sélectionner des paramètres tels que le groupe, le type et la durée du ticket pour déterminer quand un contact sera supprimé. Nous avons récemment introduit un nouveau paramètre : Garder le contact. De plus, vous pouvez choisir une condition de statut du ticket qui spécifiera si la règle s'applique aux tickets qui ont été fermés depuis leur création ou fermés depuis leur dernière mise à jour.
Par exemple, vous pouvez créer une règle qui supprime tous les contacts avec des tickets attribués au groupe X après 2 jours à compter de leur dernière mise à jour.
- État du ticket :
Vous pouvez choisir l'une des conditions de statut de ticket suivantes pour déterminer quand une règle doit être appliquée :
Depuis fermé: Cette condition comptera le temps écoulé depuis la fermeture du dernier ticket. La règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont fermés.
Par exemple, si vous choisissez Depuis fermé et définissez la Durée sur 2 jours, la règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont fermés et que 2 jours se sont écoulés depuis la fermeture du dernier ticket. Si un nouveau ticket est créé pendant cette période ou qu'un ticket reste ouvert, la règle ne sera pas appliquée.
Depuis sa création: Cette condition comptera le temps écoulé depuis le dernier ticket créé. La règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont fermés.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez supprimer tous les contacts qui ont des tickets attribués au groupe X et au type Y, et qui n'ont eu aucune activité pendant 5 jours depuis la création de leur dernier ticket. Pour ce faire, vous devez créer une règle avec les paramètres suivants :
- Groupe : X
- Tapez : Oui
- Durée: jours 5
- Condition d'état du ticket : depuis sa création
- Garder le contact : Non
Cette règle supprimera tous les contacts qui ont des tickets attribués au groupe X et au type Y et qui n'ont eu aucune activité pendant 5 jours depuis la création de leur dernier ticket. L'application vérifiera tous les tickets associés au contact, et si tous sont fermés et que 5 jours se sont écoulés depuis la création du dernier ticket, le contact sera supprimé avec ses tickets associés.
Veuillez noter que si un nouveau ticket est créé pendant cette période ou qu'un ticket reste ouvert, la règle ne sera pas appliquée.
- Limite de temps:
Vous pouvez définir une durée maximale de suppression des contacts. La durée maximale peut être fixée à 4 ans.
- Règle de maintien du contact :
Cette règle détermine si un contact doit être conservé ou supprimé après des actions spécifiques au sein du système. Cela peut aider les entreprises à supprimer les tickets tout en conservant les contacts.
- Oui:La sélection de « Oui » signifie que le contact sera conservé dans le système, garantissant que ses informations restent disponibles pour une utilisation ou une référence ultérieure.
- Non: La sélection de « Non » permettra de supprimer le contact en fonction des critères choisis. Cependant, veuillez noter que même si le contact est supprimé, l'agent associé au contact sera toujours conservé.
Voici un exemple montrant comment ajouter une règle avec les paramètres suivants :
Sélectionnez les règles :
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la règle.
Nous vous recommandons de bien réfléchir à l'option qui convient le mieux à votre organisation avant de faire votre choix.
La combinaison de différentes règles ne s'applique pas au même contact. Chaque règle fonctionne indépendamment.
Si un contact a plus d'un type de ticket ou si le ticket appartient à plus d'un groupe, plusieurs types et groupes peuvent être ajoutés dans la même règle.
Si vous souhaitez appliquer une règle à un ensemble différent de conditions, vous devrez créer une nouvelle règle.
En cas de conflit entre deux règles (une de suppression et une de maintien du contact), le maintien du contact est prioritaire.
Veuillez noter que pour ajouter un tag comme exception, le tag doit exister dans le système et être ajouté au profil du contact. Vous pouvez ajouter plusieurs balises séparées par une virgule.
Pour utiliser l'application, créez simplement vos règles et exceptions, enregistrez vos modifications et activez l'application. L'application supprimera alors automatiquement tous les contacts qui répondent aux critères de vos règles, mais uniquement si tous les tickets correspondent aux conditions de règle et aux règles d'exception. Merci d'utiliser l'application de suppression automatique des contacts pour vous aider à rationaliser votre Freshdesk flux de travail !
Exemples de cas d'utilisation :
- Une entreprise souhaite supprimer tous les contacts et leurs tickets associés qui n'ont pas eu d'activité depuis plus de 6 mois, à l'exception de ceux qui ont le tag « VIP ». Elle peut créer une règle d'une durée de 180 jours ou de 6 mois et ajouter une exception pour le tag « VIP ». exception pour le tag « VIP ».
- Une entreprise souhaite supprimer automatiquement tous les contacts et tickets affectés à un groupe spécifique, à l'exception de ceux qui ont été affectés à un membre de l'équipe en particulier. Ils peuvent créer une règle avec le groupe sélectionné et ajouter une exception pour l'adresse e-mail du membre de l'équipe.
- Une équipe d'assistance souhaite supprimer automatiquement tous les contacts et tickets d'un certain type, mais elle souhaite conserver ceux qui ont un ticket ouvert. Ils peuvent créer une règle avec le type sélectionné et ajouter une exception pour tout contact ayant un ticket ouvert.
Foire aux Questions
L'application supprimera automatiquement les contacts et leurs tickets associés en fonction des règles que vous définissez. Cela peut vous aider à garder votre liste de contacts propre et organisée.
Oui, l'application est conçue pour être conforme au RGPD. Elle ne stocke pas de données et propose des options pour conserver les contacts qui ont des exceptions en fonction de leur balise, de leur adresse e-mail ou de leur entreprise.
Vous pouvez créer des règles basées sur le groupe attribué et/ou le type de ticket, ainsi que la durée depuis la création ou la fermeture d'un ticket.
Non, si vous souhaitez avoir une combinaison de règles pour le même contact, vous pouvez créer une règle qui contient toutes les options comme plusieurs groupes et types de tickets qui s'appliqueront au même contact.
Oui, vous pouvez ajouter des exceptions basées sur le tag, l'e-mail ou l'entreprise d'un contact pour empêcher sa suppression.
Vous pouvez définir la durée jusqu'à 90 jours.
La suppression matérielle supprimera définitivement le contact et tous les tickets associés, tandis que la suppression logicielle les marquera comme supprimés mais les conservera dans le système pendant une certaine période de temps.
Oui, vous pouvez modifier les paramètres globaux pour appliquer une suppression matérielle ou logicielle à toutes les règles.
La règle d'exception est prioritaire et le contact ne sera pas supprimé.
Uniquement si l'option globale est supprimée définitivement sur Non. Si la configuration sélectionnée est supprimée définitivement sur Oui, une fois les contacts et les tickets supprimés, ils ne peuvent plus être récupérés.
Merci d'utiliser l'application de suppression automatique des contacts pour vous aider à rationaliser votre Freshdesk flux de travail !
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