Application de conformité RGPD pour Freshdesk

Tour d'Horizon

Le Application de conformité RGPD Pour Freshdesk est destinée aux entreprises qui ont l'obligation de se conformer à la réglementation RGPD de l'UE. L'application de conformité RGPD pour Freshdesk est un outil puissant conçu pour supprimer automatiquement les contacts et leurs tickets associés dans Freshdesk en fonction de conditions prédéfinies. Ces instructions vous guideront tout au long du processus de création de règles et de conditions pour vous aider à mieux gérer vos contacts et leurs données associées. Avantages clés pour les utilisateurs Freshdesk:

Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon

Gain de temps: vous pouvez automatiser le processus de suppression des contacts indésirables et des tickets associés, ce qui vous fait gagner du temps et des efforts. Exemple : l'application peut supprimer automatiquement les contacts et leurs données associées après un délai spécifique.

Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon

Augmentation de la sécurité des données: En supprimant automatiquement les contacts et les données associées (billets et documents) qui ne sont plus nécessaires, vous pouvez réduire la quantité de données personnelles stockées dans Freshdesk, votre système d'assistance, réduisant ainsi le risque de violation de données.

Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon

Conformité RGPD: En définissant des règles pour supprimer automatiquement les contacts et les tickets en fonction de conditions spécifiques, vous pouvez vous assurer que votre système d'assistance est conforme au RGPD.

Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon

Règles personnalisables: vous pouvez créer des règles personnalisées basées sur différents critères, vous permettant d'adapter l'application à vos besoins spécifiques.

Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon
Application de conformité RGPD pour Freshdesk Tour d'Horizon

Performance améliorée: En supprimant les données inutiles, vous pouvez améliorer les performances de Freshdesk réduisant le temps de chargement et permettant aux agents de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin.

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Meilleure expérience client: En gardant votre système d'assistance sans encombrement, vous pouvez offrir une meilleure expérience à vos clients, en leur permettant d'obtenir plus facilement l'assistance dont ils ont besoin.

Comment installer?

Comment installer - Application de conformité RGPD pour Freshdesk

Instructions

L'application comporte deux sections principales : création de règles et ajout de règles d'exception.
  1. Création de règles permet de créer des règles qui s'appliqueront aux conditions du ticket. Vous pouvez sélectionner le groupe, le type et la durée du ticket pour déterminer quand un contact sera supprimé. De plus, vous pouvez choisir une condition d'état du ticket qui précisera si la règle s'applique aux tickets qui ont été fermés depuis leur création ou fermés depuis leur dernière mise à jour. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui supprime tous les contacts avec des tickets attribués au groupe X 2 jours après leur dernière mise à jour.
Instructions​ - Application de conformité RGPD pour Freshdesk

État du ticket :

Vous pouvez choisir l'une des conditions de statut du ticket suivantes pour déterminer quand une règle doit être appliquée : Depuis la fermeture : cette condition comptera le temps écoulé depuis la fermeture du dernier ticket. La règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont clôturés. Par exemple, si vous choisissez Depuis fermé et définissez la Durée sur 2 jours, la règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont fermés et que 2 jours se sont écoulés depuis la fermeture du dernier ticket. Si un nouveau ticket est créé pendant cette période ou qu'un ticket reste ouvert, la règle ne sera pas appliquée. Depuis la création : cette condition comptera le temps écoulé depuis la création du dernier ticket. La règle ne sera appliquée que si tous les tickets associés au contact sont clôturés. Par exemple, disons que vous souhaitez supprimer tous les contacts auxquels des tickets sont attribués au groupe X et au type Y et qui n'ont eu aucune activité pendant 5 jours depuis la création de leur dernier ticket. Pour ce faire, vous devez créer une règle avec les paramètres suivants :
  • Groupe : X
  • Tapez : Oui
  • Durée: jours 5
  • Condition d'état du ticket : depuis sa création
Cette règle supprimera tous les contacts auxquels des tickets sont attribués au groupe X et au type Y et qui n'ont eu aucune activité pendant 5 jours depuis la création de leur dernier ticket. L'application vérifiera tous les tickets associés au contact, et si tous sont fermés et que 5 jours se sont écoulés depuis la création du dernier ticket, le contact sera supprimé ainsi que ses tickets associés. Veuillez noter que si un nouveau ticket est créé pendant cette période ou qu'un ticket reste ouvert, la règle ne sera pas appliquée. Limite de temps : vous pouvez définir une limite de temps maximale pour la suppression des contacts. Le délai peut être fixé à 90 jours ou 3 mois.
  • Configuration de la règle globale: La section vous permet de configurer le comportement de suppression par défaut pour toutes les règles créées dans l'application.
Configuration des règles globales - Application de conformité RGPD pour Freshdesk
  • Suppression définitive: La sélection de cette option supprimera définitivement les contacts et leurs tickets associés de Freshdesk. Cette action ne peut pas être annulée et les données supprimées ne peuvent pas être récupérées. Cette option est recommandée si vous souhaitez vous assurer que les contacts et les tickets sont complètement supprimés de votre système.
  • Suppression douce: La sélection de cette option marquera les contacts et leurs tickets associés comme supprimés, mais ils resteront dans le système pendant un certain temps avant d'être définitivement supprimés. Cette option est recommandée si vous souhaitez pouvoir récupérer des données supprimées dans un certain délai.
État du statut du billet
Notes: le comportement de suppression par défaut défini dans la configuration globale des règles s'appliquera à toutes les règles créées avant et après la modification. Si vous modifiez le comportement de suppression par défaut, cela n'affectera pas les contacts et les tickets déjà supprimés. Nous vous recommandons d’examiner attentivement quelle option convient le mieux à votre organisation avant de faire une sélection. La combinaison de différentes règles ne s’applique pas au même contact.
Chaque règle fonctionne indépendamment. Si un contact possède plusieurs types de ticket ou si un ticket appartient à plusieurs groupes, plusieurs types et groupes peuvent être ajoutés au sein de la même règle. Si vous souhaitez appliquer une règle à un autre ensemble de conditions, vous devrez créer une nouvelle règle. En cas de conflit entre deux règles (une de suppression et une de conservation du contact), la conservation du contact est prioritaire.
2. Ajouter des règles d'exception vous permet d'ajouter des exceptions qui empêcheront la suppression d'un contact et de ses tickets associés. Vous pouvez choisir de conserver un contact en ajoutant une étiquette, un e-mail ou une entreprise. Par exemple, si un contact appartient à une société spécifique, vous pouvez ajouter cette société aux règles d'exception, et ce contact et ses tickets associés ne seront pas supprimés.
État du statut du billet

Veuillez noter que pour ajouter un Tag comme exception, le Tag doit exister dans le système et être ajouté au profil du contact. Vous pouvez ajouter plusieurs balises séparées par une virgule. Pour utiliser l'application, créez simplement vos règles et exceptions, enregistrez vos modifications et activez l'application. L'application supprimera alors automatiquement tous les contacts qui répondent aux critères de vos règles, mais uniquement si tous les tickets correspondent aux conditions des règles et aux règles d'exception. Merci d'utiliser l'application de suppression automatique des contacts pour vous aider à rationaliser votre Freshdesk flux de travail !

Exemples de cas d'utilisation :

  • Une entreprise souhaite supprimer tous les contacts et leurs tickets associés qui n'ont eu aucune activité depuis plus de 6 mois, à l'exception de ceux qui ont le tag "VIP". Ils peuvent créer une règle d'une durée de 180 jours ou 6 mois et ajouter une exception pour le tag « VIP ».
  • Une entreprise souhaite supprimer automatiquement tous les contacts et tickets affectés à un groupe spécifique, à l'exception de ceux qui ont été affectés à un membre de l'équipe en particulier. Ils peuvent créer une règle avec le groupe sélectionné et ajouter une exception pour l'adresse e-mail du membre de l'équipe.
  • Une équipe d'assistance souhaite supprimer automatiquement tous les contacts et tickets d'un certain type, mais elle souhaite conserver ceux qui ont un ticket ouvert. Ils peuvent créer une règle avec le type sélectionné et ajouter une exception pour tout contact ayant un ticket ouvert.

Foire aux Questions

L'application supprimera automatiquement les contacts et leurs tickets associés en fonction des règles que vous définissez. Cela peut vous aider à garder votre liste de contacts propre et organisée.

Oui, l'application est conçue pour être conforme au RGPD. Elle ne stocke pas de données et propose des options pour conserver les contacts qui ont des exceptions en fonction de leur balise, de leur adresse e-mail ou de leur entreprise.

Vous pouvez créer des règles basées sur le groupe attribué et/ou le type de ticket, ainsi que la durée depuis la création ou la fermeture d'un ticket.

Non, si vous souhaitez avoir une combinaison de règles pour le même contact, vous pouvez créer une règle qui contient toutes les options comme plusieurs groupes et types de tickets qui s'appliqueront au même contact.

 Oui, vous pouvez ajouter des exceptions basées sur le tag, l'e-mail ou l'entreprise d'un contact pour empêcher sa suppression.

Vous pouvez définir la durée jusqu'à 90 jours.

La suppression matérielle supprimera définitivement le contact et tous les tickets associés, tandis que la suppression logicielle les marquera comme supprimés mais les conservera dans le système pendant une certaine période de temps.

Oui, vous pouvez modifier les paramètres globaux pour appliquer une suppression matérielle ou logicielle à toutes les règles.

Uniquement si l'option globale est supprimée définitivement sur Non. Si la configuration sélectionnée est supprimée définitivement sur Oui, une fois les contacts et les tickets supprimés, ils ne peuvent plus être récupérés.

Foire aux Questions

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